每到月末、年关,财务人员总要经手大量的发票。有调查显示,我国每年会开具2000亿张纸币发票,约合纸张12万吨,相当于86万棵成年树木。
上千亿张发票承载着海量的信息,而发票的内容,对于企业来讲则是非常重要的数据,在税务认证、供应商管理、合同管理、报销管理、客户管理等业务方面都会用到。
一项复杂耗时的工作
随着无纸化办公时代的到来,电子发票开始进入大众的视野并广泛投入使用,一定程度上弥补了纸质发票所带来的种种不便。
但事实上,目前,纸质发票仍然有着很高的应用场景,发票信息的人工录入依然占据了大多数财务管理人员的大部分精力。对于专业的财务公司来说,更为如此,繁重的票据录入和管理工作,耗费了大量人力与时间。
而那些专注于流程数字化的企业,虽然早已摆脱纸质发票的困扰,但在数字发票流程的具体操作中却仍然依赖于大量的手工劳作。因为企业专注的是数字化流程,而并非是自动化流程,所以就会出现数字流程中的人工劳动问题。
问题的关键还在于,涉及到重要数据内容的发票,往往需要大量人工来处理。而人工的劣势是什么?速度,精度,效度以及成本。
人的手速有限,大量重复单一的数据录入工作往往又会在效率和准确性上划问号,人工的成本又较为昂贵。另外,这项工作的本身也较为「反人类」,这似乎更像是机器人应该去做的事情。因为该工作的所有要求只有机器人最适合。
财务流程再掀革命:发票自动化
伴随互联网技术深入发展,人工智能领域不断突破,财务领域必将再次迎来新的革命。从纸质到数字,从数字化到自动化,发票流程的自动化处理正向我们大步走来。
「发票自动化」(Invoice Automation)不是什么新名词,它其实是RPA(机器人流程自动化)最常见的领域。它所涉及到包括OCR(光学字符识别)在内的核心技术,通常也是专业RPA平台所拥有的。
随着RPA的普及与应用,「数字流程中的手工劳动问题」正在得到解决。而从发票中自动提取数据,也成为很多公司应用RPA实现后台流程自动化的首选方向。
作为RPA的一种功能或具体应用,「发票自动化」可以帮助企业实现发票的批量采集、数据录入等工作的自动化,提高数据采集与管理的效率,降低企业人力物力开销,确保零失误。
RPA对票据的操作
自动化流程可以在任何时间对发票问题直接处理,并实现以下操作:
●RPA机器人监控发票的电子邮件地址。当发票到达时,它会将其转发到发票数据提取工具。
●从发票中提取必要的数据。如果数据存在重大不确定性,机器人会通知工作人员查看发票。如果数据提取被认为是成功的,则将数据输送到记录保存和支付系统中。
「发票自动化」的应用是对传统财务工作、票务流程的颠覆,它充分发挥了机器人的优势,将后台财务、采购团队等人工劳动力从大量重复单一的工作流程中解放出来,使员工可以专注于更高附加值的任务上,工作也将变得更加人性化。
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