制定正式的招采策略对物业管理团队来说至关重要。在统一采用的情况下,清晰定义的策略和流程有助于控制所有部门的日常开支,并对业主的收入来源有益。
如果你正在寻找让所有多户型房产利益关系人受益的方法,你可以看看你的库存和供应政策。每种产品和服务都直接影响盈利能力。在不影响服务和质量的前提下削减成本非常重要。从更换电器到磨损的厨房小橡胶水龙头垫圈,所有这些都必须以最经济、最有效的方式购买和安装,实现效益最大化。
以下五条建议,有助于你制定明智的物业管理招采策略,减少开支和增加利润。
第一条:就总量折扣进行谈判。
按需供应品通常比通过批量库存和补充计划购买的物品要贵。每次你因垫圈或数值需求而跑到五金店时,燃料、工时和车辆磨损等方面的额外费用就会增加。另外,如果必须订购零件,要注意维修的延迟对租户和业主的影响。
第二条:指定一个招采控制中心——即便把任务分配给一个员工也能完成。
加强控制能够改进一致性和问责性。精简的招采系统可以减少获取不合格供应商的报价所花费的时间,确保你的房产总是能从预先审核的供应商和承包商那里获得优质的服务或产品。
第三条:年度流程审核确保租户服务的连续性和业主更高的利润率。
无论是在日历年交替之际,还是在财政年度的开始,每年都要让招采团队回顾上一年的情况。使品牌、更换零件、办公用品和其他消耗品标准化能够节省储存和补充供应品所消耗的时间和金钱。
这也是评估外部服务的总额折扣和承包商协议的好时机,这些服务包括景观美化、暖通空调维修、租户责任保险范围和其他不由内部员工提供的服务。
第四条:维护质保跟踪系统可以消除不必要的设备购买。
你的招采部门应有一份包含所有设备的完整清单——车辆、内部设备、安全系统组件、办公设备、计算设备等,包括序列号、购买日期、保修信息和其他相关数据,这些数据能够表明有关维护和保养的细节。在你订购一台新冰箱之前,请检查保修期,如果可以,请辨认出获得正式授权的维修中心。
使用电子表格跟踪设备和供应品,对质保跟踪计划进行了补充,从而加强了内部控制。
我们身边都发生过会议室的笔记本电脑突然找不到了,或者办公用品无故短缺的事件。因而你的招采团队应该知道购买的物品在房产中的具体位置,并且能够通过序列号或其他识别标签来核实验证它的移动。
第五条:会计办公室不是模棱两可的地方。
为超过设定阈值的任何商品或服务启动采购订单系统。根据物业管理公司的规模,可能是50美元或100美元,或者你真的想控制运营费用,你可以要求所有采购都需要管理层批准或有招采订单。
调整采购费用和分配费用必不可少。在付款前,每张发票必须审查的内容如下:
——价格不一致/差异
——未经批准的费用
——明确界定的到期日和滞纳金政策
——收费明细
——正确的订购数量/收货数量
——授权(表明下单者身份的签名或雇员姓名)
花一分钟时间停下来想想:如果你的销售利润率只有10%,而你削减了5%的开支,那就产生了50%的利润增长。当然,物业管理的会计结构并不完全像零售商店那样运作,但关键是:消除与日常运营相关的不必要成本会对利润产生巨大影响。
刚开始可能会让人不适应,但8MSaaS电子采购平台可帮助你制定物业管理招采策略。对于企业内部,8MSaaS电子采购平台从需求计划、申请立项、定价、订单执行到交付,每个环节严密跟踪管理,多方面协同,协助企业实现及时成本预警和成本控制。
同时,物业管理团队可通过电子化采购流程,实时掌握采购情况及库存,严格控制采购质量和消耗。对于企业外部,8MSaaS电子招采能够精细化管理供应商,科学评估供应商绩效,维护采购方及供应商的良性合作关系。想了解更详细的物业管理招采解决方案,请看:http://www.8msaas.cn/
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