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汇联易新品发布,推出信息化档案管理系统「E档案」

 2020-08-06 18:20  来源: 互联网   我来投稿   云台的个人主页 撤稿纠错

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作为企业知识资产和信息资源的重要组成部分,企业档案承载了企业的发展历程包括研发、生产、经营和管理等活动中的具有重要价值的信息,具体表现为文字、图表、声像等不同形式。

一般对企业档案的正确管理,不仅能够帮助企业内部人员及时了解内部大致情况,还能提供给社会各界以及相关人士关于企业事务的有效依据。因此,对档案的管理工作在企业的发展中起着举足轻重的作用。

然而,随着计算机技术和网络的飞速发展,在信息普及的现代,部分企业仍在使用的传统档案管理方式已变现的“力不从心”:不论是电子或纸质档案,由于种类繁多且存储分散,加大了管理难度,时常陷入“混乱局面”,使得历史归档记录追溯难度大。

其中,电子档案由于检索字段较单一,降低了档案检索效率低,常导致“求而不得”的结果;纸质档案不论是归档还是借阅的过程,都存在障碍、效率低下,且易损坏、丢失,进而导致信息泄密。此外,当电子与纸质档案同时存储同一信息时,两者之间的匹配管理工作难度大,并且档案权限管理相对麻烦。

为加强企业会计档案的管理,促进企业整体会计基础工作管理水平的不断提高,国家陆续出台了一系列政策规范及安全易用、可持续发展的档案管理方案,揭开了电子档案在我国逐渐兴起的序幕。

与传统纸质档案相比,电子档案具有下述特性:

1 共享性

电子档案中的所有信息数据可以得到有效的利用,这样一来就能够使资源共享的目标得以实现。

2 多样性

电子档案可以存储图像、文字、视频和声音等多种类型信息数据,与纸质档案相比更具有多样性。

3 经济环保性

因为电子档案只需要利用计算机设备就能够完成档案的收集、整理、存储和查阅,不需要使用纸张,一定程度上节约森林资源。

4 保护原件性

电子档案主要是以数据信息的形式出现的,无论怎样查阅或者是浏览都不会对原件造成损害。

5 便于传输性

依赖于互联网技术,电子档案作为一种数据构成,其无论是传递还是转换,速度都高于纸质档案。

6 开放性

电子档案解决了传统档案在时间和空间上的局限性,支持多人在多台设备、多系统查阅同一份档案信息。

对于不少企业已完全摈弃纸质档案,实现档案管理的全面电子化的现象,依旧有不少反驳声。诚然,如同报纸和电子媒介一般,虽然纸质档案管理模式短期内也不会消失,但电子化注定成为未来趋势。

因此,在这个纸质与电子档案“双轨存储”过渡期,实现档案管理工作电子化是每个企业不可避免的道路。

汇联易以实现“实体档案的信息化管理和电子信息的档案化管理”为目标,打造了全新的、公共的、独立于应用的档案管理信息化平台——E档案,以支撑企业各类业务所涉及的,实体和电子档案信息化管理。在试运行两个月后,于2020年8月6日,正式面向大众推出。

汇联易“E档案”

为您提供全新档案管理方案

安全可靠、快速部署、灵活易用

作为一套全新档案管理方案,汇联易“E档案”具有以下优势:

 

1 高效兼容

经过缜密设计和各种真实环境的反复实验,采用智能化、高效的管理手段,将档案管理融入智能自动化办公的行列,兼容多型号扫描设备和市面主流浏览器,最大限度满足用户不同浏览器的差异化支持。

2 业务融合

利用信息通信技术及互联网平台,建立各存储内容之间的关联关系,实现业务整合最大化,带动档案管理工作的规范化,系统化。

3 安全可靠

以档案生命周期管理为目标,遵循国家、行业规范,实现电子档案立体加密,全程审计系统操作,全方位保障内容安全系统,加强权限控制体系的细粒度,细致到控人员、控期限、控品类,若有秘密泄露可以追踪定责。

4 快速部署

在实现简单、高效的档案管理要求的前提下,通过规范的接口和低成本集成方法完成不同层级档案室之间、不同系统之间的档案交换,实现规范化管理,消除档案信息孤岛并提高档案的利用率。

5 灵活易用

建立了一套完整的、实现纸质档案数字化、便于集中统一管理的电子档案库,操作简捷,界面清新,延续用户使用习惯,支持多条件、多途径、多平台在线检索档案,实行电子化归档、借阅等档案标准管理流程。

作为一套档案管理信息化平台,汇联易“E档案”详细方案介绍为:

E档案重要功能演示

1 权限管理

满足企业对于人员权限、菜单权限、数据权限等全方位权限管控需求,严格管理档案资料。

2

资料采集

支持接口批量同步历史与增量的待归档材料;也支持卷票机、扫描仪等仪器批量采集线下档案。

3 归档操作

归档操作交互简介,支持归档前线上移交档案场景。支持实体和电子档案匹配归档。

4 借阅申请

可定义档案借阅工作流,支持与企业现行的OA、费控等系统工作流集成

5 档案检索

企业可根据实际调阅场景自定义档案检索条件,满足多样化检索需求。

6 档案调阅

档案调阅界面交互简洁,可调阅内容受人员数据权限管控。文档加密机制与水印自定义功能,确保档案安全。

7 鉴定销毁

档案到期后,企业可根据实际情况选择鉴定销毁。

8 系统集成

支持多元化系统集成方案,对外提供标准数据输出接口,支持多系统档案归集与多系统申请调阅。

汇联易“E档案”响应国家政策,顺应时代发展趋势,通过协助企业实现会计档案管理工作规范化、制度化、统一化,确保企业会计资料的安全完整、妥善保管、查阅方便、存放有序,为企业提供更加优质、可持续发展的会计基础工作管理。

世界上没有夕阳企业,只有落后和不思进取的企业。对企业而言,以E档案为办公利器,顺应电子档案发展趋势不断前进,绝对是个不错的选择。

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作者: 云台    /    文章:17143篇

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