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分贝通赋能「环球优学」数字化预算管理,节约70%预算外支出

 2021-07-07 14:42  来源: 互联网   我来投稿 撤稿纠错

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数字时代,落地全面预算管理是企业财务数字化转型、加强内控的关键部分。然而,在企业费用类支出管理当中,仅依靠将传统报销模式搬到线上显然无法实现。

今天,数字化赋能趋势下,企业发展速度是过去的倍数,各类费用支出所带来的管理复杂度更高,一旦管理不善将产生巨大浪费、甚至对企业日常经营造成影响。这一问题是今天许多高成长企业都在面临的难题。

针对这一管理难题,「环球优学」从企业支出数字化预算管理入手,结合全场景支出事前管控,有效解决企业支出管理分散化、不透明以及预算外支出超额管理等难题。

环球优学(北京)教育咨询有限公司(简称:环球优学)成立于2013年,是我国智能个性化教育领导品牌,也是全国首家拥有百万题库的教育单位。近10年发展,环球优学通过整合全国教育资源,开发从小一到高三12个年级的智能学习系统,采用O2O教学模式,将9大学科、244种教材内容通过个性化教育内容帮中小学生提升成绩。目前,环球优学在全国北京、天津、河北、山东、江苏等各省市地区开设分校36家,服务中小学生近亿人。

在分校机构遍及全国、师资资源数千人的经营情况下,环球优学每日因师资调配所产生的各种用车、日常商旅出行的费用支出总量大;除此之外,还有各分校各类教学办公物资的采购支出、日常为教师发放的福利补贴支出、对公付款的支出等等。

在环球优学的总部,仅发票、单据账簿的存储就整整占据了一整间屋子。

环球优学一直严格管控着企业的费用支出,在各分校均设有财务人员进行日常费用支出管理。各类支出由各分校财务审核后,再将票据及支出详情报给总部财务审核、处理和统一保存。

虽然传统方式可以保障一定的严格管理,但整个支出管理效率不足、耗费大量财务人员精力,管理不集中、数据不透明、每月存在很多预算外超支。环球优学希望能够实现总部财务对各分校费用支出的统一管理,希望通过线上化、数字化的预算管理方式解决内控难题,让预算可控、支出透明,管理效率更高。

为此,2021年,「环球优学」牵手了「分贝通」,引入分贝通下一代企业支出管理平台,打通钉钉OA系统和企业后端财务系统,构建了企业支出预算管理系统,实现企业全场景支出智能化预算管理。

(1)在分贝通预算管理系统中,环球优学可根据自身预算需求自定义预算周期,多维度拆解各类支出、实现企业全面性预算管控。

(2)在预算系统内,环球优学可自己配置预算规则,临近超额情况时,系统会发出额度预警提醒。还可实现事中预算管控,有效避免预算超支风险。

(3)各分校、项目预算总部可以随时查看。在系统内可进行事后预算查询、调整、分析,帮助环球优学合理分配企业资金,优化企业管控发展。

除此之外,环球优学在以下4个支出场景中遇到的管理难题,均通过分贝通全场景支出预算、事前管控和全流程费控的模式,实现了全部支出总部集中化管理,全过程线上化全透明、预算可控票据合规。

难点一:全国各分校教师上课用车支出高频,但各分校各自分管,费用支出经常超标。

分贝通解决方案:

针对环球优学在教师用车中面临的管理难题,分贝通提供了App用车服务、针对私车公用的情况还提供了里程补贴,教师可按照企业预先设置好的里程补贴规则申领分贝券,待申请通过后员工可在APP中消费,分贝通统一向企业开票。全部里程数据透明,总部实时获取,分贝通直接为企业按月开票入账,无需教师提供发票报销。

难点二:在数千人的教师资源情况下,企业各分校日常提供的教师福利、水果采买等零散支出非常高频,全国一年支出约几十万。通常采用由教师垫资、企业报销的方式,但采买往往需要垫付快递邮费,特别在二三线城市,企业经常将快递费也纳入报销,整个过程企业管理复杂度高、教师体验不佳。

分贝通解决方案:

基于以上情况,分贝通为环球优学提供了备用金服务,企业只需在分贝通App内给员工开通备用金的“虚拟卡”账户,各种小额零散支出,企业可在系统内事前设置消费规则,还提供智能超支预警提醒服务。

教师只需在企业事前设定好的规则内申请一定金额的备用金,发放至教师的分贝通虚拟卡内,该卡可与教师的个人微信、支付宝绑定消费,任意购买,和个人消费体验出差别。全部支出线上化、透明化管理,极大改善管理凌乱、复杂难题,提升教师福利支出体验。

难点三:在对公付款过程中,各分校均按照传统模式进行公对公支付,由于对公支付金额较大,各分校各种对公账户纷多,环球优学非常希望将对公付款也进行总部统一预算、统一管理。

分贝通解决方案:

分贝通为环球优学提供了对公付款服务,通过分贝通网银付能力,只需环球优学总部在分贝通合作银行中的中信或众邦银行开设其中一个账户,依托分贝通快捷支付功能,将各分校需要对公支付的各类银行账户与分贝通快捷支付绑定,通过快捷支付由总部开设银行账户(中信或众邦其中一个银行账户)向各分部小区对公银行账户进行逐一付款,将过去的多对多账户变成一对多账户管理,无需U盾。

基于分贝通快捷支付的一对多支付能力,大量节省财务人员找U盾、管理银行账户的时间。特别是智能提醒每个账户的余额、支付情况等功能,无需财务人员逐一检查,极大提高财务工作效率。而且员工可以随时在线付款审批,同时进行发票归集,实现三流合一(信息流、发票流、资金流),进程企业支出闭环管理。

难点四:环球优学采用O2O模式,需要分校各自校区自行采购各类教学办公物品,采购零散,供应商也各不相同,环球优学非常希望实现总部集中采购,统一预算,进行线上化、透明化管理。

分贝通解决方案:

分贝通为环球优学提供在线采购商城服务,企业总部能可按照各分校采购需求,提供分贝通自营商城,(京东、苏宁平台),总部统一集采,包括办公用品、市场礼品、节假日福利礼品等。

针对需求量小,质量要求严格的物品采购,分贝通还提供给了线下定制化采购服务,帮助环球优学寻源,进行定制化服务。全部采购支出按照预算执行,企业统一支付,分贝通统一结算,发票自动导入财务系统,全流程在线化,财务数字化管理。

基于分贝通下一代企业支出管理平台,环球优学现已实现了企业大部分支出的数字化预算管理,过去企业一年预算外费用支出接近100万,在接入分贝通短短数月后,预算外费用支出极大降低,节约占比70%。

环球优学表示,接下来企业将进行全面预算数字化管理,而分贝通的轻量级报销模式,能够帮助环球优学将全分的支出统一到分贝通系统实现企业全面支出预算集中化统一管理,这一步将有效帮助环球优学实现支出数字化闭环,完美助力企业财务数字化,实现财务转型升级。

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