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化繁为简、降本增效:中南集团携手华为IdeaHub打造数字化办公空间

 2021-08-25 15:50  来源: 互联网   我来投稿   柒柒柒的个人主页 撤稿纠错

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作者 朱飞

近年来,在业务数字化、网络化、智能化变革,国家相应政策引导,以及云、大数据、人工智能等新ICT技术驱动下,各行各业都加快了数字化转型步伐。作为分公司多、业务复杂、办公协作频繁的大型跨国、跨地区民企-中南集团在持续疫情催化之下,积极应对业务变革,响应国家政策,携手华为IdeaHub办公宝打造一体化集成数字会议室,化繁为简、降本增效,呈现了一个利用“新物种”构建数字化办公协作新空间的鲜活样板。

3 000 亿巨头再出发,高效办公成挑战

成立于1988年的中南集团现有员工10万余人,管理人员近2万人,下辖上市公司中南建设以及中南置地、中南建筑、中南实业投资、中南教育,“4+1”业务布局目前遍及全国28个省市自治区的160多个城市,以及澳大利亚、阿尔及利亚等海外市场。从2020年开始,历经艰苦创业、初创发展、逆境突围、快速扩张、结构转型、跨越发展等不同时期的中南集团, 2020年全集团实现综合营收3165亿元,位列中国企业500强第78位,中国民营企业500强第11位,中国房地产企业16强,中国建筑企业500强第8名。

在《中南集团2020年战略报告》的引领下,正式开启高质量发展期,明确要科学高效谋发展,用信息化、网络化、数字化、智能化提升管理效能,夯实高质量发展基础。在这样的基础下,要保障如此庞大的组织架构高效运行,如何提升各类跨区、跨国会议(例如,上级汇报、信息同步、政策下达、方案研讨、学习培训)的质量和效率是中南IT系统部门的重要挑战。

与其他大型企业一样,中南集团也确认了从传统电话会议系统,到视频会议系统,再到云化会议系统的IT升级计划。十多年来,中南集团搭建了覆盖总部、各分公司及项目基地的电话会议系统,从2019年90%是电话会议系统到2020年受到疫情催化,开始布放视频会议系统以及云会议系统,截止目前以实现60%的云化视频系统布放。新的视频会议系统,带来了新的会议体验,不仅可以双向音频通信,与会者还可以共享屏幕、文件,为公司节省大量的差旅费和通信费用。

然而虽然视频会议提升了面对面交流的顺畅,但中南集团当前的视频会议系统方案,由于系统庞大、多设备共存、连线复杂反而带来了故障率高、响应速度慢、维护成本居高不下的挑战。例如,一场简单的跨区会议,需要IT部门提前半小时布置会议室,完成登录会议、拉人入会,、连线电视投影材料,确认会议麦克风工作正常等多个动作,若会议途中网络故障、带宽波动引起的视频会议卡顿,还需要专人予以解决和保障,而且由于设备器件过多,挨个排查可能出现20分钟都无法清晰定位问题的情况。这就直接导致业务讨论中断,还会影响员工、领导的情绪。这种低效会议体验,已极大的影响业务发展,无法匹配21世纪瞬息变化的市场环境和快速扩充的业务需求。

图注:旧视频会议室,含有投屏电视、视频摄像头、麦克风、会议音响、会议主控和电脑

打造数字化会议室,保障 高质量会议和团队协作体验

面向数字化、智能化新时代,中南集团结合自身业务场景敏锐地洞察到,随着新技术和软件云会议的发展,要适应总部、子分公司分部、项目部等不同办公协作环境,以及越来越多的日常移动办公需求,快部署、易操作、低成本、零维护的高清音视频会议解决方案正成为不可或缺的选择。集团需要以一体化的音视频设备打造轻量化、高集成、多功能的数字化会议室,替代传统多媒体会议室,满足所有传统需求的同时提供新功能、拓展新应用。

经过研究比较,中南集团决定选择与ICT技术全球领先、同时在数字化、智慧化办公方面走在前列的华为合作,引入了华为IdeaHub办公宝,一站式数字化办公解决方案。 “一块屏”集高清音视频会议、4K投屏、白板协作、设备控制、AI能力等多种功能,操作及其简单,轻松满足总部及各分支的多样化办公协作需求。

图注:改造后 “一体化”数字化会议室

华为IdeaHub可以提供媲美通常大型会议室才配备的专业级高清音视频能力,双芯片音视频硬解码能力,提升音视频会议的稳定性,针对经常发生的总部及各分公司与项目基地横跨整个中国之间的进度汇报会议,不仅能够让与会者不仅看得清,而且听得真,确保关键信息的精准触达,大大降低IT系统工作人员的维护频次和时间。

地产建筑行业政策文件频出,即刻的跨区域的一手信息解读、交流培训。相比传统会议系统需要30分钟左右的提前准备和调试,拥有扫码一键入会、智能语音助手、人脸签到,电子名牌、实时字幕、会议记录等功能的华为IdeaHub,通过预约会议,下发会议通知到员工手机、电脑邮箱,员工无需繁杂操作即可快速一键入会,扫码入会,高效入会。另外,华为IdeaHub办公宝还支持白板远程协作,在视频会议中,当员工对于策略文件有激烈的讨论碰撞,相比传统单向的投屏或白板功能,员工可进行即时批注、远程协作、多次编辑、扫码带走等功能,实现无缝的互动协作体验,让每一个灵光乍现都不被遗漏。

华为IdeaHub还有各种AI功能,在一线城市办公成本高、 会议区小的情况下,智能音幕能隔绝会议区域外的噪音;智能导播(发言人追踪)可以提升面对面沟通体验,真实的实现“开会如见面”效果。另外华为IdeaHub办公宝内置海量应用,支持多种第三方会议软件、办公应用、协作工具等,中南集团可以利用其开放能力打造不断丰沛的办公数字化生态,就好比智能手机+APP应用商店一样,不断开发新功能、拓展新应用,持续满足办公协作数字化、智慧化的演进需求。

化繁为简、降本增效,全面提升体验并释放组织效能

研究显示,组织能否将生产效率和员工绩效提升至新的水平,很大程度上取决于企业能否为全球各地的员工提供恰当的办公环境的“硬件基础”与办公协作方式的“软性能力”。中南集团打造数字化会议室,构建数字化办公协作新空间,正是朝着这个方向在前进,总结下来带来了以下三个方面的提升:

从用户层面看,数字化会议室以一体化集成设备华为IdeaHub替代了传统多厂商多设备共存、有线连接杂乱、操作维护复杂的多媒体会议室,带来了干净整洁和操控简易的极致用户体验,使得人们可以像操作平板一样简单快捷地约会开会、互动协作,并获得多种AI加持的智慧助力,全面提升效率。

从IT层面看,一体化集成设备大幅减轻了IT团队的负担,使得他们前期可以快速选型部署,后期基本实现零维护,而不用像过去那样耗费时间穿墙打孔埋地布线,不定时开展多设备故障排查,不得不对专业会议跟踪保障,耗时费力却难尽如人意。

从公司层面看,数字会议室有效降低了差旅费、设备采购费、运营费等各种开支,从此以后会议室不再需要投影仪、幕布、电视、机顶盒、白板、音响、麦克风、连接线……同时数字化、智能化的会议协作新模式可大幅提升团队的工作效率、决策效率,实现组织效能的全面提升。

据悉,目前中南集团已经完成了第一批次会议室的数字化改造,采用一体化集成设备相较传统方式初步估算至少降低了30%的成本(考虑到后期基本零维护,数字化会议室的总体拥有成本还将进一步下降)。后续中南集团还将继续与华为合作,对全集团的会议室实施改造,实现更大范围、更大规模的化繁为简、降本增效。

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作者: 柒柒柒    /    文章:4352篇

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