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好用的电子采购平台应具备哪些关键功能?

 2020-12-24 14:37  来源:互联网  我来投稿   云台的个人主页 撤稿纠错

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好用的电子采购平台 需要具备的基本功能包括100%的可视性、流程效率、消除恶意支出以及可帮助你提高利润的解决方案。你选择的支出管理或电子采购解决方案应满足这些关键需求。

此外,请确保你投资的解决方案具有考虑可变因素的特性,比如企业规模、行业类型和现有技术堆栈等。

以下是在好用的电子采购平台中需要寻找的关键功能:

1、移动且易于使用的界面

简单易用的界面的重要性怎么强调都不过分。在培训或使团队适应过于复杂的平台上花费的时间(和金钱)永远无法收回。你的电子采购系统必须遵循“少即是多”的原则。简化的软件堆栈意味着在各个级别的员工上岗速度更快,过渡更加流畅,不会妨碍组织的日常运营。

根据经验,应以需要最少最终用户培训的解决方案为目标。你的采购软件应该很容易操作; 任何复杂的事情都会花费你的时间和资源。用户的采用对于任何支出管理技术投资的成功都是至关重要的。选择一个可提供移动性、简单性并与你当前运营无缝集成的平台。

2、沟通

对于所有利害关系人来说,沟通对于准确了解采购过程中发生的事情至关重要。 你的软件应提供合规性检查和工具,以自动电子邮件通知和实时应用内提醒通过多设备移动性来提高采购审批率。

选择可提高透明度并提醒利害关系人交易活动的软件。一个有效的电子采购解决方案可为采购团队、用户和经理提供全面的可见性,并授权他们做出明智的支出决策。

整个过程应简单、集中、可追溯且可进行全面审核,并在前端提供有能力的客户支持。

3、供应商管理

你的电子采购系统应具有供应商准入功能,确保仅在已审批的供应商处进行采购。通过向提供最佳价值的合同供应商采购,推动管理下的支出。通过充分利用数据及协商更优惠的数量和提前结算折扣来提高你的购买力。

4、可审核性和风险管理

好用的电子采购软件可提高可审核性。确保提供解决方案,该解决方案提供带有详细的交易和用户活动以及日期和时间戳的审计跟踪。这种透明性促进了问责制——改变消费行为的强大驱动力。

通过部署电子采购解决方案,在产生任何费用之前量化风险,让你深入了解支出的潜在影响,从而减轻交易中的风险。

5、预算洞察力和控制力

预算可见性使用户能够做出明智的购买决定。你的电子采购平台应为授权人员提供实时数据访问权限,并能够报告预算与实际情况。

你选择的工具应能根据预算跟踪所有支出和项目,并通过仪表板洞察可用和已承诺的支出来推动预算控制。

6、符合策略

通过在电子采购平台中配置你的支出策略来保护营运资金。你的解决方案应积极管理策略合规性,以进一步增强可审计性,并提供维持利润所需的内部控制。

7、节省时间的自动化

任何采购解决方案的基石——自动化驱动的效率和价值实现时间。你的解决方案应该自动化工作流程,提高准确性,减少人为错误并腾出宝贵的时间来专注于更具战略意义的计划。 使用电子采购技术,你可以大大缩短采购周期并减轻AP团队的负担。

8、审批工作流

配置工作流不需要任何额外的时间或金钱。工作流应该是自动化的,具有多级升级,并且终端用户不需要手动参与。你的采购工作流必须向审批者提供提醒和电子邮件通知,以促进采取措施并标记潜在风险。

借助高效的审批工作流程系统,你审批采购订单的时间将大大减少,因为该过程是完全自动化且无风险的,从而节省了你的时间、金钱和资源。

9、产品目录和外部线上供应商目录集成

通过集成产品目录和外部线上供应商目录,简化企业采购并获得仅针对企业的批量折扣。在电子采购解决方案中部署一个线上获取供应商目录的流程并访问在线市场的解决方案。你可以利用系统的审批工作流和电子采购订单功能来获得快速、安全和熟悉的在线购物体验。

此外,托管来自已审批供应商的内部目录的能力使你的员工可以访问授权的商品和服务,并可以向订约供应商支付费用。

10、可视性和商业智能

电子采购部署的主要目标是按支出类别获得支出的可见性。分析及报告历史数据和实时数据的能力是了解企业如何花钱以及在何处削减成本的关键。在任何一流的电子采购解决方案中,商业智能都是一个关键功能。

11、无缝集成

先进的电子采购软件可与你现有的财务系统实时无缝集成,从而确保准确性并加快你的流程。选择可以补充和扩展云或本地ERP或会计解决方案的电子采购软件(http://www.8msaas.cn/purchase/StraightThrough.html),以实现端到端的采购到付款效率。

12、降低成本

通过对上述特性的综合使用,你的电子采购最终会降低成本。确定节省机会,维持预算,以最低价格购买并消除流氓或特立独行的支出。

13、快速灵活的部署

要成功部署某些采购平台,可能需要花费数月甚至数年的时间。 但是,有足够的强大解决方案可用,它们不那么麻烦并且可以快速部署。

灵活性应扩展到你企业中的安全级别,在这种级别中,权限有限的各种团队成员只能访问适用的数据。如果你有远程工作的员工,这是一个明显的要求。

如果你当前的系统不能满足你的需求,那么是时候考虑选择所有选项,并为你的业务特定采购需求提供有效解决方案了。

8MSaaS SRM电子采购平台提供了上述及更多功能,能够实现业务支出管理成功所需的必要可见性和强大的框架。

8MSaaS SRM云电子采购平台立足于市场,满足现代企业采购管理多样性需求,对电子招投标采购全流程进行信息化、透明化的云上管理,可监督,可追溯,促进企业采购效益最大化。

凭借多方即时业务直通的特点,更大范围地提高企业业务效率,8MSaaS SRM从众多电子采购平台中脱颖而出。从采购计划、审批、招标、供应商筛选、应标、到订单/合同管理,实现交易采购活动的自动化,避免由不必要的人为干预引起的保密相关问题,以期在效率、合规性和节约成本等方面帮助企业达到更高的水平。

总的来说,电子采购在提高效率、过程控制、增强透明度、便于监管等方面都体现出更大优势,因此建设电子采购平台十分有必要。建立健全采购管理制度和业务流程,并将其固化到合适的电子采购平台中刚性执行,是企业成功发挥电子采购价值的关键所在。更多有效的云电子采购解决方案应用请点击“申请演示”查看。

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作者: 云台    /    文章:26071篇

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