一个项目是否成功,很大程度上取决于项目经理的综合管理能力,如何在项目活动中运用科学有效的方法、好用的项目管理系统,提高管理效率,达到项目目标,满足和超越项目干系人对项目的需求和期望是对项目经理的重大考验。
项目管理是一种执行力,也是一种思维方法,很多人认为项目过程涉及众多因素,管理也会变得复杂。实际上,有效的项目管理是简单的,保持事物的简单性更易于理解。例如,在项目前期,项目的利益关系人(如项目请求者)可以用简单的术语提出要求,再设定清晰的目标,根据项目交付的收益来衡量项目的成功。
需要注意的是,不要把“简单”与“笼统”和“不明确”混淆。当涉及大量项目活动的因果关系或者多个可交付成果的相互依赖关系时,即使这些关系不能用简单的方式表达出来,也不能将其变得笼统和不明确。
想要管理好复杂的项目,使项目活动的因果关系和可交付成果的依赖关系变得简单,可以从下面的五大要点入手,有助于做好你的项目规划,最大程度提高项目管理效率。
一、确定和会见项目相关利益者——与利益相关者会面,针对他们的需求和期望进行讨论,为项目范围、项目预算和项目时间轴建立基线。
二、定义目标和确定目标的优先级——在了解利益相关者的需求之后,定义清晰的项目目标和确定目标的优先级。
三、定义里程碑和可交付成果——明确重要的里程碑、交付成果以及根据所定义的项目目标制定所需要的项目计划步骤。
四、创建工作分解结构和时间表——针对每个可交付成果,定义必须完成的一系列任务,从而完成每个可交付成果。并给每个活动确定活动时间、活动责任人以及活动需要的资源。
五、向利益相关者展示项目计划——向利益相关者解释你的项目计划如何满足他们的需求,同时展示冲突解决方案。
项目计划通过后,就进入项目执行阶段,这是项目生命周期中最漫长、最困难的阶段。在项目执行阶段,需要制定实际的项目可交付成果,提交给利益相关者(如客户)进行验收。
为了在项目执行阶段更好地监管和控制项目,一个好用的项目管理系统必不可少,比如8Manage PM项目管理系统,它能够将复杂的项目管理过程简单化、规范化,帮助项目经理高效管理项目时间、成本、质量、变更、沟通、风险和问题。还可以按需增加工时、采购、财务、销售等管理,实现项目整体把控。在项目执行阶段,你可以在8Manage PM中轻松开展以下项目工作:
-高效管理项目成员与利益相关者,通过实时的团队沟通信息,充分发挥团队智慧,做出更有效的决策;
-使项目计划与执行同步,实时跟进项目团队工作情况,保证项目按时按质高效完成;
-有效跟踪项目中的各种变更,追溯项目的变化过程,以及变更对项目的影响;
-通过各种资源计划与使用报表,使项目资源合理分配并跟踪所有资源的使用情况,以更好地管理和调用资源。
随着技术的发展,先进的项目管理系统可以成为所有相关项目的大型信息库:从文件到文档,从文件共享到反馈,从有效沟通到无缝协作……8Manage PM能够为项目团队中的所有人和事提供一个高效能项目管理平台,使项目效益最大化提升。现在就来免费试用8Manage PM项目管理系统吧!
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