招采部门可能不是医疗机构中最耀眼的领域，但它的新技术投资可以对病患护理和财政业绩产生重大影响，通过电子招采可以有效节约医疗成本。
按照传统，招采团队要花无数个小时手动订购物资;在某些医院，员工每次拿东西都要走一遍流程，但在紧急情况下这很难实现;库存没法总是准确上报，或者库存总是不足，最终导致手续延期和成本增加。
因此，招采部门非常赞成数字化转型，转向电子招采系统(http://www.8manage.cn/supplier/tender.html)。大多数的部门主管表示，这将对他们的供应链产生影响。但目前企业自动化流程还没有全面普及，招采主管必须向医疗机构的财务部门证明自动化的价值，才能提高流程效率。
分解成本节约
财务部门最关心的是一件事：企业的财务底线。如果应用程序没有很好的财务意义，也就没有商业意义。在医疗保健行业尤其如此，利润率压力可能导致短期投资缩水，而这些短期投资将在长期内获得回报。
这种节约使得招采部门很难立即证明自动化项目的合理性。但他们可以通过展示技术如何降低成本、风险和浪费来证明其价值，尤其是在数据管理方面。招采系统中的数据质量至关重要，系统之间的数据传输也是如此。
以往招采专业人员通常依赖于手动、重复的工作区。从表面上看，对于采购专业人员来说，打开一封电子邮件，在附件中下载一份Word文档，找到一条关键信息，将这些数据输入系统，这似乎不是一种负担。但是，如果你考虑到重复执行该任务所需的时间，就会明白这导致他们损失大量的工作时间，并容易发生人为数据输入错误的情况。
繁重而昂贵的手动活动给现代医疗机构带来了压力，而自动化是解决这些重复性问题的答案。下面我们将以8Manage SRM电子招采系统为例，详细了解电子招采自动化帮助医疗机构节省招采成本的三种方式。
① 供应商数据管理
医疗保健领域普遍存在着一个问题：大多数招采组织在不同的供应商中接收各种格式的数据，然而供应商记录太多，无法主动维护主数据。
医疗招采部门在这方面很有负担，因为对药品、设备和其他重要物资进行维护和登记的精确性实际上意味着生与死的差别。雪上加霜的是，供应商数据容易发生变化，手动更新的错误率自然很高。
好在高效的8Manage SRM电子招采系统自动化可以应用于检查供应商的联系信息。举个例子，招采部门在其供应商记录中发现26.4%的错误率。为了纠正这些错误，8Manage SRM电子招采自动化会向这些供应商发送一个标准的网页表单，请求更新信息。随后更新记录系统，不需要任何手动数据输入。
将26.4%的错误率乘以系统中的供应商数量，使用保守的100美元的错误成本估值，就能得到每1,000个供应商节省2.64万美元成本的保险估算。
② 采购订单处理
从输入请购单到多级审批，再到最终转换，完全处理采购订单(PO)的总成本很容易被低估。但是8Manage SRM电子招采系统可以分析现有数据，估计订单审批通过的可能性，然后自动审批高于预定置信水平的订单。所以，要计算潜在的节省，可以从采购订单处理成本开始。
举个例子，我们使用报告的中值和世界级值，分别为162.08美元和35.88美元。这些价值的差异给我们提供的节省值，每个采购订单节省126.22美元。将此值乘以企业在一年内处理的PO数量，计算出每1000个PO每年可节省12.622万美元。
同样，拥有机器学习功能的8Manage SRM也可以被应用于预测性排序，这在医疗保健行业是一个特别有价值的好处，因为突发情况的性质使得很难估计每个月需要多少给定的物资。医疗机构往往会在准备阶段过多订购物资，但这会导致库存过期和计划无效。
8Manage SRM帮助医疗机构轻松地处理不同类型的采购需求，若需要采购的物料有库存，可优先使用现有库存。系统实时审计存货并检测最低库存，自动提醒相关人员进行补货，让医院不再缺少设备和药品，从而避免紧急采购情况的发生。这能大大减少用于库存盘点、订购和跟踪过期物品的时间。
③ 增加管理下的支出
自动化使你的企业能够利用来所有系统的数据，进行更好的支出分析。这些报告可以完全自动化，并与正确的决策者共享，以便快速获得审批。有研究报告表明，增加管理下的支出(SUM)，每多花一美元，可以节省6%到12%。
在本例中，我们使用Chief Purchasing Officer Rising研究报告的数据——SUM平均为53.6%，世界级的SUM平均为89.1%，这些数字之间的差异是提高你的SUM的潜在机会。乘以上述每一美元的最低储蓄额(6%)，就可以得到你总支出中每一美元的潜在储蓄额。通过提高SUM， 在每1000万美元的年度支出中，企业平均可以节省21.3万美元。
8Manage SRM电子招采系统支持在合同下进行费用的预算以及记录实际开支，成本信息资源可以共享。系统帮助医院加强财务内部审计，全面监督医院的财务活动，强化风险防范，减少资金损失。
对于任何现代医疗招采部门来说，数据是做出积极、知情的支出决策的关键。在手动完成工作的组织中，医生和保险公司工作人员独自进行决策——通过电话和面对面沟通。但当所有的财务数据无缝流动时，SUM和效率以及病人护理都得到了改善。
④考虑自动化的人为因素
招采部门都是有价值的、技术熟练的专业人员，但人类员工并非永不犯错。在医疗保健行业，86%的错误都属于行政方面。比如浪费时间、无意中引入错误等等，这些都会打击他们的士气，并影响他们对公司的贡献。
相反，使用自动化的员工有时间关注工作中的人为因素，比如建立联系和改善客户体验。即使你的医疗保健公司只能将招采过程中的一个步骤自动化，这对员工来说也少了一件烦人的事。
自动化对招采部门的好处并不会都在一夜之间发生，但正确的电子招采系统的应用，确实能够减轻医疗机构日常工作强度、提高采购效率并节省医疗成本，更好地为临床医疗、科研、教学工作服务，对促进医疗机构和谐稳定的发展起着至关重要的作用。联系我们获取更多节约采购成本的自动化解决方案吧。
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