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电子采购流程全解析!看这一篇就够了

 2020-12-08 11:39  来源:互联网  我来投稿   云台的个人主页 撤稿纠错

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许多企业开始评估它们的采购流程,寻找能满足他们需求的新型电子采购工具。采购流程包含以下步骤:

- 确定和预测材料或服务需求

- 评估潜在供应商

- 选择供应商

- 发布和接收采购需求

- 持续衡量和管理供应商绩效

各企业的阶段可能有所不同,这取决于采购是全新的产品,还是采购重复的产品,以及超过特定金额门槛的采购是否需要详细的审批流程。新产品要求采购部门花更多时间预先评估潜在供应商。重复产品通常都有一些现成的已审批供应商。即便如此,你也必须检查现有采购合同是否合规,确保就最常用产品和服务获得最佳交易。

过去,准备和管理必要采购文档是个耗时的过程。现在,许多公司已经简化公文流转流程,通过使用电子采购工具降低所有采购所需的成本和文书工作量。电子采购软件使公文流转管理更加容易,通过自动化、电子生成和传输采购相关文件给供应商,缩短采购周期,帮助简化业务流程。

电子采购软件的好处

电子采购流程的好处包括:

- 消除文书工作和文书处理

- 加快识别需求、下达和接收订单的速度

- 减少错误

- 改善与供应商及公司内部成员的沟通。完善供应链中更好的供应商关系,为利润创造更大的空间。

- 减少采购部门的间接费用

- 采购专业人员可以花更少时间处理采购订单和发票,这让他们有更多时间关注战略采购。

这些好处吸引你在采购应用程序上进行投资,但电子采购软件会为你节省多个领域的成本。你可以实时查看支出情况,确保不会超出预算。你也可以掌控异常支出,鼓励员工从可用的在线产品目录中进行采购。

电子采购解决方案非常灵活,可根据业务需求进行定制。电子采购一切都是自动化进行的,无需担心文书丢失或等待休假不在办公室之人的审批。而传统采购由于存在犯错空间、人工成本以及缺乏支出可见性,其成本相对要高得多。

电子采购流程如何运作

电子采购流程与手动采购流程高度相似,但前者开展起来要迅速得多。这里以8MSaaS SRM电子采购平台为例,为你介绍电子采购的流程及应用。

1、用户需要产品或服务

采购流程始于发现或预测材料或服务用户需求。企业使用8MSaaS SRM的电子文档来确定需求,例如采购申请书、常规重新订购系统(例如条形码)或预测订单和客户订单。有时,在新产品开发过程中确定的材料要求也有助于采购需求。8MSaaS SRM能从客户需求的源头控制企业的采购需求与计划,每一个采购需求量都有据可依,减少不合规的多采购或少采购的情况。

2、采购批准(和供应商评估)

根据采购的规模和性质,在这个阶段可能会有不同的步骤。如果采购的是新产品,就要对供应商进行评估,确定哪个供应商对企业来说是最佳选择。如果是以前采购过的产品或服务,供应商可能已经确定,但部门主管和其他个人可能需要审批此次采购,然后才能将采购订单发送给供应商。

对于诸如办公用品之类的小额采购,8MSaaS SRM电子采购系统通常允许申请数量很少的采购申请单直接采购产品,无需得到公司其他人的审批。如果金额超出用户生成采购订单的权限,那么采购申请单在成为采购订单之前将自动经过必要的审批流程。

如果采购申请单申请的产品价格较高,且该产品没有现成供应商,那么采购部门可以通过8MSaaS SRM从潜在供应商处获取报价或投标。采购部门将报价请求(RFQ)或投标请求(RFP)转发给供应商,邀请他们进行投标。数量较大的采购可能需要详细的评估。这需要在确定采购需求存在之后进行,随后制定材料规格。

对于已确定供应商的常规和标准产品要求,不需要评估和选择供应商,审批过程可以继续。但是,新产品的潜在来源,特别是那些复杂的产品,需要进行全面调查,确保采购部门只评估合格的供应商。

你可以通过8MSaaS SRM记录供应商信息,同时供应商也可自行在系统上维护产品资料,这样不仅减轻大量的协调时间,还大大增强产品资料的准确性与时效性。

3、投标、谈判和供应商选择

此步骤只发生在没有现有供应商的采购中,或现有供应商不再能够满足你的需求时。采购部门在评估过程中完成了所需的活动,便会进行最终的供应商选择。选择供应商是一项必不可少的活动,因为在采购周期的此阶段发生的错误可能会严重损害企业的利润,并需要很长时间进行纠正。

收到投标书并进行谈判后,采购团队选择供应商,然后继续通过采购批准流程批准采购,该流程由8MSaaS SRM电子采购系统自动完成。同时,整个招标过程都在8MSaaS全面有力的监控下进行,确保电子招投标的公开性和有效性。

4、采购审批

一旦选择了供应商或收到了采购申请单,采购部门就会通过8MSaaS SRM创建电子采购订单来准许采购审批。这些采购申请单根据创建的审批规则自动开展审批流程。采购申请单审批通过后,将自动转换为采购订单,节省时间和精力。

采购订单详细列出所有采购相关的关键信息,包括数量、产品、质量要求、价格、交货方式、交货日期、采购订单编号、订单到期日期和收货地址。

5、发布和接收采购需求

在采购周期此阶段,采购需求发送给供应商。运输和接收过程还需要其他相关文件,这些文件也可以是电子文件,例如提货单、物料装箱单和收货报告单。

8MSaaS SRM支持全方位的采购订单执行管理,通过供应商自助平台或电子邮件自动发送给供应商,供应商可在线接收和审批采购订单。双方确认无误后供应商便可开始订单的具体生产与交付安排,供应商可在线提交订单执行的进度及问题,企业采购负责人可第一时间获知具体情况并及时解决问题。

6、持续监控供应商绩效

永远不要以为,因为你去年找到了特定产品的最佳供应商,所以他们将永远是满足你需求的最佳供应商。确保你与最佳供应商保持合作的一个方法是,在与他们签订合同后跟踪其绩效。

如果发现他们总是延迟交货,或者数量短缺,并且还有其他问题,那么显然他们正在影响你与客户开展业务的能力。当供应商没有履行他们的承诺时,必须在持续的衡量中识别改进机会。如果未能正确评估,那么随着时间的推移,你对供应商绩效的了解就会很少。没有评估系统,你就没有支持未来采购决策所需的数据。

8MSaaS SRM能从多维度综合评估供应商的品质。除了产品报价,还对供应商进行细分、资格评审、准入、分级管理,从源头上筛选出优质的供应商。同时围绕迟交率、拒收率、服务投诉、价格偏离、中标情况等指标,从交付、质量等方面帮助企业统计供应商绩效,多维度地管理和改进供应商交付情况。

系统不仅会准确追踪记录企业与供应商每次交易的客观数据,还会结合接收供应商产品与服务的用户对他们的主观绩效评估,帮你真正挖掘和保留优质的供应商。

目前已经有许多企业采用了像8MSaaS SRM这样的电子采购系统(http://www.8msaas.cn/purchase/StraightThrough.html),不仅降低了采购成本,还提高了采购效率,对杜绝采购腐败起到了十分积极的作用。

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作者: 云台    /    文章:26071篇

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