8Manage：用看板进行企业管理的现代方法

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看板系统是指使用看板和卡片来管理工作，改进工作流程，并进行持续改进。看板系统利用可视化管理的力量来帮助团队最大化时间和效率，成为现代化企业管理的最佳方法之一。

什么是看板系统?

看板系统是一种工作流管理结构，鼓励跨团队的可见性、透明度和责任感。使用看板系统可以帮助团队更清楚地了解：

●流程中的具体步骤

●工作是如何在这个过程中流动(或出错)的

●整个团队的工作负载如何平衡（或不平衡）

●过程中存在废物的地方

●可能存在简化流程的机会

●工作项是如何关联或连接的

●性能指标，例如交付时间、周期时间等

对于大多数团队来说，增加的可见性、透明度和责任感使他们的生产力和效率达到前所未有的水平。

看板系统的要素

你可能对看板和卡片很熟悉，但我们所说的看板系统到底是什么意思？这个短语指的是团队或组织如何使用看板和卡片来可视化和管理他们的工作。看板系统包括：

●使用看板来反映现有的工作流程

●使用看板卡来表示工作项

一个团队使用一块板来管理其工作，就可以组成一个看板系统。但是看板的一部分力量在于它的可扩展性；许多组织跨团队和部门扩展看板，创建了连接板和卡的层次结构。这也是一个看板系统。总之，当看板板和卡片被用来管理任何一组个人的工作时，它就是看板系统。

看板系统的来源

你可能会惊讶地发现看板并不总是包含虚拟板卡。看板起源于日本汽车制造商丰田的车间。丰田的工程师们在寻找减少浪费和提高生产过程效率的方法时，找到了一个意想不到的灵感来源：当地的杂货店。杂货店使用视觉提示来指导他们的库存管理——只有当库存低于某个阈值时，他们才会订购更多的产品。这些商店使用实体卡来显示什么时候水平较低。

想象一下杂货店货架上有一排特定类型的饼干。一张卡片会放在离最后一排几箱的地方，表示是时候订购更多的饼干了。丰田工程师采用了“及时”订购材料的概念，并开发了后来被称为看板（Kanban）的订购系统。

一张卡片将附在完成的产品上。当这些产品（在本例中是汽车）售出时，卡片就会被带到生产线的最前面，发出生产更多产品的信号。卡片也被附在用于生产的原材料上；当使用材料时，他们的卡片会被送到生产线的最前面，表示要订购更多的材料。

通过使用看板系统，丰田简化了库存管理，大大减少了浪费。准时制（JIT）制造，以及由此产生的其他看板原则和实践，在整个汽车制造业和其他行业蔓延开来。

软件开发看板系统

我们今天所知道的看板系统，包括使用虚拟板和卡片来跟踪工作的过程，主要是在上个世纪后期形成的，当时它被软件开发团队所接受。

与实体产品的制造不同，软件的开发不是有形的，原材料不是在装配线上进行操作来创造实体对象。相反，软件开发的工作发生在开发人员的头脑中——它是许多类型的知识工作之一。

软件开发是一种新的工作类型，需要不同类型的工作流。团队需要一种方法来实践迭代开发

，平衡多种工作，以及协调团队内的工作。

他们需要能够在同一地点跟踪、衡量和改进他们的流程。正如我们今天所知道的，看板系统作为一种高度灵活的可视化工具出现，使软件开发团队能够以一种对他们的工作流程有意义的方式管理他们的工作。从那时起，看板几乎被各行各业的所有类型的团队所使用。

使用看板系统的好处

看板系统提供了一种系统的方法，通过可视化的方式跟踪和管理工作来识别提高效率的机会。因为看板系统对于企业的团队来说比较容易掌握，团队可以同时“做工作”和“改进工作方式”，帮助团队真正接受持续改进的部分。

一个好的看板系统可以帮助团队理解他们的时间是如何被花费的。大多数在线看板工具提供跟踪和生产率数据，帮助人们轻松地识别问题区域。

一旦他们对问题所在有了更好的认识，团队就可以开始开发这些问题的解决方案。也许一个团队成员工作过度，而另一个没有足够的工作来填补他或她的一天。在这种情况下，管理者会帮助将任务分配给有更多带宽的团队成员，减轻了个人过度工作的压力，也为整个团队消除了障碍。

看板系统有助于最大化资源的另一种方式是，在不断改进实现目标所需的过程的同时，有效地交付产品。软件开发团队、会计团队、财务团队甚至创意机构都采用了看板系统，尽管它没有强调截止日期。

通过不断地交付产品，客户获得了更快地使用这些产品的好处，并能够根据上一个项目阶段开始以来提供的新信息进行修改。

使用看板系统的优点

使用看板系统作为一种管理工作的方式有很多优点，包括：

●灵活性

●注重持续交付

●减少被浪费的工作/时间

●提高生产率

●提高效率

●团队成员集中注意力的能力

首先，看板是灵活的。没有规定阶段的持续时间，并根据最新的资料不断重新评估优先次序。

使用看板的另一个优点是关注持续交付。通过持续向客户交付项目的一小部分，团队有多个机会将未来的迭代与更新的业务需求同步。通过这种方式，团队可以确保他们准确地交付客户想要的东西。看板系统允许团队以增量的方式交付，并使用所学到的经验来改进未来迭代工作的交付。

使用看板的其他优点围绕着生产力和效率，这两个概念也与减少浪费有关。一个设计良好的看板系统可以帮助团队识别和减少所有形式的流程浪费。

你可以将流程浪费视为任何不会为客户增加价值的东西。它可以是以下形式：

●不需要的工作（过剩库存）

●不符合成功标准的工作

●重复工作

●过度处理

●空闲时间

●不必要的运动

●不会为流程增加价值的管理开销

●把时间花在了错误的工作上（价值较低的工作），而不是专注于有价值的工作

当一个流程、项目或工作流程中消除了浪费，生产力就会提高，人们就能更专注于重要的工作，人们管理时间的方式和工作方式的效率也会提高。

最后，当工作按照需要重新确定优先级，并使用看板系统或任务板进行可视化沟通时，个人不必质疑下一步要做什么。相反，团队成员从队列顶部拉下一个看板卡，而不花任何时间考虑下一个要提取的任务。

从看板系统开始，推动现代化企业管理

我们建议所有实施看板系统的团队按照看板路线图进行练习。这些练习旨在帮助团队定义他们现有的过程，并将其映射到看板上。从那里，团队可以识别并实现改进的机会。

尽可能多地了解如何定制看板和卡片也是很有帮助的。从与你类似的团队中查看看板示例也可以作为有用的灵感。最重要的是要记住你的看板系统应该是一个真实过程的准确反映，因为你必须了解你现在的位置，才能看到如何到达你想要的位置。

使用专业的看板系统有助于企业改进工作流程，并进行持续改进。比如8Manage 看板，充当实时的项目信息存储库，在系统内重点突出瓶颈问题以及可能妨碍工作实践顺利开展的其他问题，并支持4个看板原则和6个看板实践，帮助企业实现活动和责任可视化、促进项目日程安排和进展管理。

一个 8Manage 看板项目从几个在项目类型中定义的显示列开始，比如“已申请”、“进行中” 和 “已完成”。 在添加看板卡片后，卡片会根据其状态插入到显示列中。在正确构建、管理和运行的基础上，8Manage 看板充当实时的项目信息存储库，并在系统内重点突出瓶颈问题以及可能妨碍工作实践顺利开展的其他问题。

8Manage看板灵活高效、简单易用，适用于制造业、软件开发、需求工程、制药行业、汽车研发、建筑项目、银行交易、零售等不同行业，满足各企业的可视化管理需求，帮助企业摆脱旧式固化的企业管理软件的束缚，拒纳简陋的 ToB SaaS，采用可视化及有广度、深度和智能化企业管理功能，快速提升企业的业务能力。更多行业看板，请点击了解更多：http://www.8manage.cn/manage/psychology_kanban.html

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