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三维天地文档管理整体解决方案助力企业管理电子化变革

 2021-06-10 13:03  来源:互联网  我来投稿   云台的个人主页 撤稿纠错

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随着企业信息化进程的不断推进,越来越多的企业在管理过程中以电子文件替代传统纸质文件,数字化电子文档逐渐成为承载企业技术核心、合同凭证、知识资源等的文件形式。

北京三维天地科技股份有限公司(简称:三维天地)长期专注于检测检测行业信息化建设,针对企业管理中的电子文件管理,由于其具有明显不同于传统纸质文件的特点,总结下述几个管理中存在的常见痛点。

1.管理制度不健全

电子文件的设计初衷是快速汇总,快速分发流转,便于企业负责人快速决策。一些企业直接套用管理纸质档案的模式进行电子文档的管理,尚未建立一套可以有效落地的电子文档管理制度规范和记录。加之管理岗位职责不明确,质量要求跟不上,对于电子文档的类型、模板缺失细化性说明,进而导致出现了使用效果低,查询慢,审核慢,溯源难,流转难控制等现象,使信息质量大幅下降。

2. 电子文件的真实性、溯源难以跟踪

单纯存放在计算机或某种储存介质中的电子文件(例如txt、word,甚至PDF格式)很容易被修改和复制。

3. 电子文件存放分散,存在信息孤岛

部分企业的许多重要电子文件的原件被分散到各业务部门自己的信息管理系统中存放与管理,甚至是在各部门各人员的电脑或者移动硬盘、U盘里,杂乱地散落在邮件或聊天记录里,因此在统一汇总和分发上导致障碍。

如果将各个系统相互集成,将耗费大量成本;如果各部门人工汇总,增加了时间成本,,影响到信息传递的及时性和有效性。如遇到人员变动、系统更新时,由于文件分散管理,可能会出现信息丢失,也可能产生几十上百倍的冗余数据。

若不制定规范的归档制度与防改写方式,仅是单纯转移到某种存储介质,那么它的真实性便会受到威胁;当真的需要修改时,又可能产生各种历史版本,会导致管理和查询困难。

三维天地文件管理解决方案

三维天地针对以上文件管理中的各个痛点,提供了文件管理整体解决方案,可全面针对各企业文档进行管理,解决文件分散紊乱、复用查找效率低、备份困难损坏难还原、修改版本易混淆、交流共享协同不方便等问题。

电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律,坚持规范标准、统一管理、全程管理、便于利用、安全保密的基本原则。

三维天地提供的文件管理整体解决方案,能够针对企业的具体情况和需求进行个性化定制开发,全面匹配并满足不同行业的文件管理工作,助力企业和机构电子文档管理的规范化与创新。解决方案具体可实现以下功能:

1. 文档管理流程

系统提供各种类型的文档导入功能,同时系统提供标准的文档生命流程管理,并配以可自由配置的工作流,使文档管理制度完善和简单易用。

2. 文档追溯

系统中所有电子文档,都可以查看到电子文件的修改记录,包含修改时间、修改人、原因和批准的流程;同时,系统也可以看到修改前后的各个版本差异与对比。

3. 文档分类

系统提供文档的分类管理,可将企业中涉及到的文档按类存储,并可对各个类别实现权限管理、实现快速查阅和权限控制。

数字时代已经到来,不论从政策推动,还是企业内部管理需求、企业降本增效等层面,企业电子文档的应用与普及已成必然趋势。

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作者: 云台    /    文章:27124篇

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