勤哲Excel服务器实现智能项目预算管理系统

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近年来，国家政策强力推进信息化进程，在促进结构优化、升级企业运营管理水平方面成效显现。2018年，我国全面预算管理信息化建设又上新台阶，全面预算管理成功案例层出不穷，进一步彰显了我国全面预算管理信息化产业的繁荣与稳定。业界专家分析认为，预算管理实施信息化具有重要价值。包括能实现战略、计划与经营活动的高度统一；有效降低企业的经营成本；实现企业资金流的良性循环。同时，信息化还能提高企业风险防范和战略管理能力、优化资源配置，增强企业的市场应变能力、营业收入等等。

不过，目前我国项目预算管理在进行信息化过程中还存在诸多问题。比如，企业进行项目预算管理时不能按严格流程编制企业预算，战略目标无法细化分解到各业务线；预算信息沟通不畅，预算的编制、调整和分析工与实际业务脱节；预算严肃性得不到保障，未实现事中控制。还有操作层面员工的预算意识不强，计算机应用水平较低；项目时间短，基础设置和数据录入工作量大等。如何有效解决项目预算管理在进行信息化过程中遇到的难题？

有专家表示，企业除了要立足自我，制定符合实际的全面预算管理原则，还要采取科学、合理的方法和手段，推进项目预算管理信息化进程。利用专业的信息化管理工具——勤哲Excel服务器软件其实就是不错的选择。日前，京城环保股份有限公司就像大众展示了其利用勤哲Excel服务器软件所指定的工程项目预算管理系统流程。据介绍，京城环保股份有限公司是一个致力于环保固废、污水、资源化综合利用等领域的设计开发、生产制造、工程总包及提供运营服务的“中国环保产业骨干企业”。在工业危险废物、大型医疗废物、城市生活垃圾等方面形成了独特的核心技术，创造了多项国内“第一”。公司承建的项目内容包含土建、设备采购、设备安装、技术服务等，项目分布在全国各地。

京城环保股份有限公司负责人说道，公司由于项目大小不同，项目实施和建设周期不同，在建设过程中，很多项目需要经常修改设计方案，为管理好各个项目的预算，公司希望有一套信息化管理系统来管理项目的预算，能追踪项目预算的支出情况，随时了解项目预算的概况，并实现对不同版本的预算分析、项目的效益情况。结合这几个要求，公司考察了几个软件供应商的方案后，最终选择了勤哲Excel服务器开发平台进行自己开发。

根据京城环保股份有限公司负责人介绍，勤哲Excel服务器软件可根据公司的项目预算管理制度和实际的管理要求，经过和各个业务部门充分沟通后，按照预算执行的流程，将预算管理系统的分成6个主要的模块：项目基本信息登记模块，项目预算申报和审批发布模块，项目预算调整申请、审批模块，项目预算调整申请、审批模块，项目预算使用登记模块，预算支出审核模块，项目预算分析模块。这六个模块体现预算在项目执行过程中的事前计划，事中控制，和事后分析的作用，让预算在项目建设过程中起到纲领性的作用。

图1 ：预算控制流程图

图2 ：软件功能构架图

四、各个模块主要功能简述和基本设计思路

1、 项目基本信息登记

这个模块主要是各个部门根据销售合同，填报项目的基本信息，其中有三个关键字段，项目编号，项目名称和承建部门是非常重要的信息，一般这个登记表被审核发布后，就不能随意修改了。另外还有一些为了软件功能需要设置的隐藏字段，例如项目预算当前最新的版本号，各类预算的填报标志等。

图3 ：软件总体界面

图4 ：项目基本信息登记表

2、 项目预算申报和审批发布

项目基本信息登记完成后，由审计部确认后发布。项目信息发布以后，各事业部的预算员就可以在这个模块里填报预算了。根据我公司对预算管理的要求，将预算分成6大类，设备采购预算，外包服务采购预算，技术服务外包预算，项目综合管理费用预算，税金及附加费用预算和项目收入预算。这六大类预算分别由六个不同的模板来完成，其中综合管理费用包含的明细科目非常多，由人员工资，分摊的设备折旧，分摊的水电费，差旅费，交通费、会议费、制造费等等几十种，并且由于财务报表管理上的要求，需要将管理费用预算、税金及附加预算和收入预算要将每一种费用预算拆分成四个类别：设备采购、土建、设备安装和技术服务，这三类预算如果用一般的重复数据项来设计的话，会有100多项预算数据，将来做数据分析的时候，提数公式将会超过数百个，所以这个模板我们用二维表交叉表来设计，很方便的解决了字段多，提数麻烦的问题。另外为了防止一个项目同一类预算被多次填报的问题，在项目基本信息登记表中设置了隐藏的填报标志，如果该类别的预算已经填报，则不需再次填报了。填报的预算数据，提交经过审核后，由审计部发布，发布的预算数据将被用于后续的预算控制，同时，预算数据被锁定。

图5 ：交叉表

3、 项目预算调整申请、审批

由于种种原因，项目经常需要调整预算，所以按照对应的6类预算，做了6类预算调整单。预算调整单上有版本标志，作为后续的预算版本分析使用。预算调整单经过审批同意后发布，该数据就可以作为后续预算控制的数据了。

4、 项目预算使用登记

我公司所有项目的预算支出都要有OA审批的合同作为必要的依据，所以我们在OA系统和预算管理系统之间做了一个接口，将项目的预算信息同步到OA系统中，在OA中发起合同审批流程时，必须在审批单上选择项目预算的基本信息。当OA流程到达盖章环节，由公章管理员将合同登记的基本信息录入预算管理系统，其中就有项目预算项的支出情况，同时生成合同管理台帐。

图6 ：合同登记

5、 预算支出审核

项目预算支出时的审核工作，按照我们公司的管理制度是由财务部控制的，财务部的财务人员在合同审批流程中有一步是预算审核，就是要确认项目的预算项是否还有预算额，为此我们给财务人员做了一个模板，财务人员可以查询自己主管的事业部的项目预算剩余情况，为了保密起见，财务人员只能查询他主管部门的项目预算，并且只能单项查询，只能看到预算余额情况，看不到预算额。

图7 ：角色权限设计

6、 项目预算分析

这个模块由多张报表模块构成，分别提供给不同的部门和不同的领导查阅预算的执行情况。例如项目预算效益分析，预算版本分析，预算调整情况分析，预算执行情况分析，项目管理费用分析，等等。可以根据需求，随时添加不同的分析报表。

图8 ：预算分析

图9 ：交叉表提数公式

五、总结

京城环保股份有限公司负责人表示，勤哲Excel服务器开发平台，功能强大，好学易懂，真正可以做到懂业务就可以开发信息化管理系统的要求，特别适合个性化需求比较多信息化管理项目，特别是勤哲官网提供下载的视频教程非常给力，配以免费下载试用的这种销售模式，让用户充分了解产品特点，再决定是否合适购买，打掉了用户的顾虑，这种营销模式是基于公司对产品充分自信的基础上的。目前，京城环保股份有限公司利用勤哲Excel服务器所打造的项目管理系统已正式完成。

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