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公共事业单位为何要使用电子招采策略?

 2020-10-26 15:39  来源:互联网  我来投稿   周蓬蓬的个人主页 撤稿纠错

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公共事业企业在发展过程中,遇到的最大问题往往是招采流程的管理问题。随着技术升级,公共事业企业逐渐采用先进的电子招采技术和策略来改善招采流程。

先进的电子招采技术功能包括采购申请创建和工作流工具、访问供应商产品目录、采购订单创建工具、订单生命周期管理以及与会计和ERP系统的集成。如现代电子招采软件8Manage SRM便可在采购到付款(P2P)的许多领域提供广泛的控制,包括审批工作流。通过这种控制,管理员可以创建详细的路径流程和审批顺序,以便快速发送文档,同时维护敏感财务数据的安全性。公共事业企业还可以配置基于角色的系统访问权限,或按支出类别限制某些购买。

除了控制支出,像8Manage SRM这类电子招采解决方案还提供平台上进行的所有活动的完全可见性。审计跟踪记录涵盖采购申请和采购生命周期,管理员和审批者可随时实时查看审批状态和订单状态。这消除了P2P生命周期中经常出现的人工流程盲点,有助于在未来的审计中协助实现合规。

除此之外,8Manage SRM电子招采平台的使用非常便捷,它提供广泛的API接口,能与现有的财务系统集成。当用户创建采购申请时,他们可以利用ERP中已经存在的信息,例如部门、总帐科目和供应商数据。 企业还可以控制哪些帐户代码可以使用并设置默认值,从而减少自订单生命周期开始就出现的数据错误。

以下详细介绍了电子招采功能改善公用事业公司招采业务的4种方法:

预算管理

公共事业单位历来使用以预算和项目为基础的采购策略来帮助他们控制财务状况。然而,事实证明,在不断增加的内部压力下,在部门预算缩减的情况下,这种方法不再适用。相比之下,针对公共事业行业的需求而量身定制的电子招采解决方案,企业能够在费用产生前看到采购对预算的潜在影响。当超出预算限制时,电子招采解决方案会显示警告,或通过特殊审批工作流发送采购申请。

项目管理

对于具有大量基于项目采购的公共事业公司而言,另一项必要的招采功能是针对项目设置采购申请的能力。该软件自动将购买请求与项目管理系统和其他财务系统中基于项目的活动联系起来。这种自动化功能使请求者和购买者可以保持遵从性,并实时查看其项目。采购解决方案应提供本地的项目管理功能,与第三方项目管理系统的合作关系,或与客户现有的项目管理系统连接的集成功能。

可持续的招采模式

消费者期望的转变极大地改变了公共事业行业内外的商业环境。在某些领域,没在本地市场上经历过激烈竞争的公司,现在正设法留住客户,这些客户对如何以及从何处获得公共事业有新的选择。

为了在竞争激烈的环境中生存,公司必须做的不仅仅是改变其寻源和提供服务的方式,还必须在其业务所有领域采用一个更环保和可持续的模式。使用8Manage SRM电子招采软件不仅能降低成本,还能通过减少纸张消耗来降低公司的成本。

战略性招采

使用人工流程管理招采通常需要更多时间,这些时间不仅用于执行基本的招采功能,而且还用于解决因缺乏可见性和对支出的控制有限而引起的问题。

在这个行业不断变化的环境中,公共事业公司必须具有创新精神和竞争力,这样才能保持生存。处理因招采效率低下而引起的问题,不应成为实现其计划和目标的障碍。通过消除人工流程和实现招采自动化,公司可以将劳动力和资源从低价值的任务解放出来,重新分配到更具战略性的计划中。对于一些公司来说,将重点从战术性招采转移到战略性招采的能力可以大大巩固其业务的未来。

公共事业单位采用电子招采策略,标志着企业迈向信息化发展,通过电子招采策略,有效规范事业单位采购行为,防止腐败现象滋生。http://www.8manage.cn/

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作者: 周蓬蓬    /    文章:1558篇

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