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年底将到,财务人忙到爆!UB Store财务RPA解决零售类公司财务痛点

 2020-12-11 16:12  来源:互联网  我来投稿   云台的个人主页 撤稿纠错

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2020年临近尾声,有人忙着打折季网购,有人正享受着年假到处玩,然而财务则忙着赶进度。

年底没有比财务人更悲催的了:年底要关帐,核对一年的收支;要审计,出一年的年报;要做财务报告,总结2020,预算2021;要做税务的清算;要准备来年2、3月份社保、工商年检及企业所得税清缴汇算的数据;统计核算企业开发票是否超额……

特别是零售、快消类企业的财务人员,年底需要做的“功课”非常多。

作为零售-快消类企业经济活动中尤为关键的角色,零售财务关系着零售企业资金筹集、分配和使用,有效的财务管理不仅有利于提高零售企业经营管理能力,更有助于企业领导者做出正确决策,实现资金正常流通和保增值,从而保证零售企业在市场中的核心竞争力,对企业持续健康发展具有重大意义。

那么,零售-快消类企业的财务部门都有哪些痛点,企业又该怎么去解决各自的财务难题?

零售快消类公司财务5大痛点

高质量的财务工作将会为零售企业赢得更多竞争的砝码。随着公司业务量增大,零售企业财务部门需要涉及大量的数据传输和审核的工作。这些工作重复性高,而且还需要保证工作的质量和数据的准确性。财务部门疲于应付,一定程度上也会影响企业的经营活动。

1、公司间系统不同步

财务处理通常涉及多个异构系统,由于业务量往往较大,大量数据通过人工搬运的方式往返于不同系统间,不仅影响工作效率,还极易出现错误。例如,总部订单系统与分部系统之间存在断点,导致总公司和分公司间的系统无法实现同步,每天需要靠人工将总公司的订单信息逐条输入至国内分公司的系统中。

2、订单转换开票工作量大

分公司在完成订单到收款单的转换后,需要将数据输入开票系统。零售业在开具发票时必须开具详细的商品品名信息,大量的订单信息,给财务人员带来的是同等数量开票工作。

3、开票结果正确率无法保证

财务部门从订单输入到开票岗位安排多人处理,开票结果正确率无法保证。整个财务流程从订单信息输入、订单信息转换成费用清单、最后上传开票系统,整个过程需要两名财务人员共同完成。其中,为规避差错,需在流程中设置审核岗位。

4、流水回单下载依赖手工

零售门店的银行流水账单下载、会计凭证制作这类操作难度不大,但反复由人工来完成,不仅效率低下,且还容易出现人为错误。

5、人力成本问题

雇佣成本、新员工的培训成本逐年递增,员工稳定性差。

UB Store财务RPA解决财务难题

RPA技术适用于业务高频、大量、重复且规则清晰、人工操作的流程。RPA应用于财务领域,可针对财务业务内容和流程特点,辅助财务人员完成大量重复、枯燥、单一的基础业务,从而优化财务流程,提高业务处理效率和质量,减少财务合规风险。

作为当前国内领先的软件机器人SaaS服务、交易平台,UB Store通过RPA技术,致力于为企业财务提供高效便捷、安全可控、平价优质的财务RPA解决方案。

UiBot机器人应用于财务领域诸多环节,可代替人工执行财务流程中批量繁琐重复的操作,跨系统处理财务数据信息,能够最大限度实现企业财务流程的高效运转,同时降低财务运行成本。

通过对零售类公司财务需求分析及流程梳理,UB Store财务RPA可通过以下场景,解决财务部门常见痛点。

场景1:开票流程

RPA协助财务梳理开票流程,并解决了折扣开票、按票面限额自动拆分开票数据、自动调整开票尾差的难点,帮助财务部门实现开票全流程自动化。

RPA机器人监控发票的电子邮件地址。当发票到达时,它会将其转发到发票数据提取工具。从发票中提取必要的数据。如果数据存在重大不确定性,机器人会通知工作人员查看发票。如果数据提取被认为是成功的,则将数据输送到记录保存和支付系统中。

UiBot发票自动开具机器人,可以实现发票申请提交与开具的全流程自动化操作,减少发票人工处理,缩短发票处理周期。

场景2:银企对账

财务共享中心的银企对账工作,通常需要针对十多家银行的近百个银行账号进行对账作业,重复繁琐,人工对账还存在疏漏风险。在应用RPA之前,这一切均需由人工操作完成。

UiBot银企对账机器人,会自动登录银行网站下载电子对账单;自动查找银行账户的起始余额和报表号导入对账单到财务系统;通过将其与企业账单对比生成不平账单对账记录并邮件发送给相关人员,将结果记录到余额调节表。RPA的部署使公司的财务共享中心每天节约了大量的人工工时,UiBot机器人的参与使整个过程准确率达到100%。

场景3流水账单下载与上传

很多公司会在多家银行开设账户,财务人员每天都需要登录各个银行网银,下载前一日的银行流水单。人工手动登录网银,下载银行账单,极其耗时。

除了下载,一些公司的财务部门每天还要下载、核对上千条的银行回单,之后还要将回单文件上传到服务器存储。工作量巨大,并且容易造成下载重复或者漏下载的情况。

UiBot银行流水账单自动下载机器人, 通过读取存储在UiBot KeyBox中的银行账号、密码,代替人工自动登录银行网银,自动筛选日期,下载前一日的流水账单。账号、密码等重要数据均存储于UiBot KeyBox密码管理器中,在保障信息安全的同时完成自动化操作,极大节省了工作时间与工作量。

UiBot银行回单自动下载上传机器人, 能够自动将回单另存为PDF文件,并打包为ZIP,然后通过FTP协议自动上传到服务器中。完美解决了银行回单手动下载与上传的难题,高效准确,避免出现操作遗漏或者错误的情况发生。

场景4:会计凭证制作

为了如实反映零售企业的经济业务,财务人员会按一定的程序填制和审核会计凭证,根据审核无误的会计凭证进行账簿登记。每到年关月尾,财务人员都会分类整理会计记账凭证,编制程序繁杂,耗时费力。

UiBot自动制作会计凭证机器人 ,可自动读取银行回单、费用报销单等,并读取会计科目,建立会计凭证工作簿,实现会计凭证一键自动制作。简化会计凭证编制流程,释放财务人员人力。

通过UiBot财务RPA加人的使用,企业财务工作效率得以大幅提升,数据信息安全实现可控,保障了企业业务发展和管理决策中的数据需求,为企业发展提供了有效支撑。

UB Store财务RPA解决方案,致力于为企业降低成本,提高效率,优化业务流程。通过量身打造平价优质的RPA+AI解决方案,全方位保障交易各项环节,让客户真正体验到“方便、安全、专业”的高性价比交易,使更多的企业财务人员享受到RPA机器人、流程自动化带来的红利。

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作者: 云台    /    文章:27967篇

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