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谈谈企业建立PMO的必要性

 2021-01-21 13:51  来源:互联网  我来投稿   云台的个人主页 撤稿纠错

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项目管理办公室(PMO) 是公司内部或外部的一个团体,它负责组织、维护并确保组织范围的项目管理的标准。PMO集多个职能于一身,为你提供管理多个项目以及多个项目群(每个项目群都是相关项目的集合)的能力。有了PMO,甚至单个项目都能运行得更好。

在正确的时间和正确的人一起做正确的项目

PMO扮演着越来越重要的角色,不仅协调和管理项目,而且推动信息透明度,这种透明度是企业做出最佳决策所需的。

PMO接受越来越多项目的挑战,这些项目具有竞争优先级和有限资源。因此,PMO还带来推行最重要举措、优化分配资源和最终加速企业成长和成功所需的洞察力。它不是关乎实施尽可能多的项目,而是关乎执行为公司带来价值的项目和投资组合。

使用PMO驱动敏捷性

启用PMO可以大大提高企业预测变化、调整计划和加速执行以实现战略目标的能力。成功的PMO有助于你:

▪ 整体了解你今天的投资和未来的计划

▪ 确保你准备替代计划,应对可能发生的事项

▪ 做正确的事,提高项目质量和效率,同时控制在预算之内

▪ 清楚了解员工利用率和实际能力,确保他们在做真正重要的工作

▪ 总是关注首要任务,大幅减少失败项目的数量

▪ 提供更多与公司战略保持一致的业务结果

建立你的PMO

考虑PMO是否有必要建立时,组织最关注的是能否从一个作为功能性实体的PMO或是一个虚拟的PMO社区中得到最佳的利益。

实行PMO所能带来的优势是很明显的:

① 提高了项目工作的可见性,并相对降低了项目的风险性和不稳定性。

② 确保了所有项目在生存周期中的变化控制,确保已定义和量化的范围和质量标准在没有管理层的可见和跟踪的情况下不发生变化。

③ PMO通过严格的关卡标准使项目从确定要求阶段进行到开发阶段可以节省操作性成本。

④ 减少了进入系统的新项目的预热时间。

⑤ PM0则可以协助项目经理进行资源的分配工作。

⑥ 为所有的项目提供了高质量的、健全的、可重复使用、可共同操作的项目模板和处理过程。

⑦ 着重于需要进行管理的关键性事务其中包括在设计、开发和实现阶段所出现的各种事务。

⑧ 可以从以前项目的成功和失败中给出经验和教训。

建立PMO并不复杂。使用现代化PMO软件(http://www.8msaas.cn/project/pmo.html),如8MSaaS PMO,你可以快速建立PMO。一旦建立PMO,它就能帮助你回答以下问题:

▪ 你什么时候应该做哪些项目?

▪ 谁会参与这些项目?

与你的PMO实现最佳的业务结果

通过积极管理策略、预测变化、制定随时准备变化的方案、调整优先级和加速重点优先级执行,8MSaaS PMO为你提供了实现最佳结果的解决方案。

8MSaaS PMO 包含单个项目管理所需的功能,并且所有单个项目的信息会实时自动地聚合到 PMO 层,确保数据的实时性和准确性,有效提高你的业务管理效率。

1、计划管理:

8MSaaS PMO帮助你对制定的计划进行可行性分析,以更科学合理地确定项目请求的优先次序。新项目请求通过审批成为正式项目后,系统的投资关注功能也可帮忙持续监控项目实况,包括计划时间表与实际进展对比分析。

2、风险管理:

8MSaaS PMO软件能自动检测项目各种系统性风险及其影响,包括项目计划,成本,资源以及质量的风险,并且能根据现有影响自动推测最终的影响,项目人员可清楚地知道若不及时恰当地管理这些风险的严重性。

3、沟通管理:

8MSaaS PMO强大之处在于其数据的灵活性、准确性与实时性,能帮助项目和项目群尽量地减少误解,提高团队合作效率。系统支持对可交付成果的查看与审批进行迭代管理,帮助项目人员有效地进行迭代需求沟通。

4、资源管理:

8MSaaS PMO自动根据资源技能和可分配时间跨区域和部门查找合适的资源,并根据分配情况自动进行费用估算和预算,自动检测资源的过度分配与不合适的资源。

软件还提供各种资源计划与使用报表,项目人员可清晰地了解在项目进展中所有资源的计划分配情况,实际分配情况以及实际使用情况。

5、成本管理

8MSaaS PMO能帮助企业全面有效地管理活动、项目以及项目群的成本预算,并实时跟踪和汇总实际的收入和成本,包括项目中的销售订单与合同,项目工时成本,各项项目费用,采购订单,开票与回款等。

6、多项目业务地图

8MSaaS PMO提供业务地图功能可让项目群管理者在一个页面监管所有的项目。并且,管理者可利用业务地图在一个页面管理整个企业的所有项目群与项目。业务地图的所有信息都是由具体的下一层业务交互汇总到上一层的(例如:申请、交付与验收),所有的信息都是实时的,并且可以层层展开以深入了解具体的来龙去脉。业务地图中的可交付成果必须是已完成或已验收的状态,业务地图中的所有信息都是精准的、简明的和实时的。

结语

随着专业项目管理公司的培育和发展,以及虚拟团队的出现,PMO将会成为提高项目管理水平的重要手段。相关项目管理软件的应用,促使项目管理事半功倍,因此其逐渐成为项目管理中不可缺少的工具。另外,在对项目管理软件进行具体应用过程中,熟练应用WBS,可以促使PMO项目管理软件的作用得到更充分发挥。

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作者: 云台    /    文章:24151篇

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