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为什么不建议企业采用手动采购?

 2021-02-25 10:56  来源:互联网  我来投稿   云台的个人主页 撤稿纠错

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当大多数竞争对手已经转向电子采购,如果你还停留在手动采购过程中,将会因效率较低而被甩在后面。

手动采购过程有很大的出错空间。比如,发票常常是在没有预兆的情况下到达的。从法律、IT安全到财务,都没有人批准购买。没有人对购买的任何方面负责。

即使一家企业努力就如何购买企业产品提出具体的政策,也不能保证员工会遵守。让我们来看看一个相当标准的手动采购政策,主要适用于中小型组织来处理购买商品和服务。

第一步:员工填写一份采购申请单,并提交给部门主管审批。

第二步:部门主管批准采购,并为请求的商品和服务创建采购订单。(如果部门主管不批准,他们可以返回请求项目的员工,并说明需要做哪些更改以获得批准。)

第三步:如有必要,部门主管将采购订单发送给另一个人审批,例如在采购数量超过一定阈值的情况下。如果没有,部门主管将采购订单发送给采购团队,与供应商一起处理订单事宜。

第四步:收到订单,供应商提交发票。

第五步:应付账款部门必须通过书面追踪来证明购买已被批准,货物和服务已按订单收到,然后支付发票。

整个过程可能需要几天,甚至几周的时间,尤其是当部分文件丢失,或者在某人休假时等待被处理的时候。

手动流程依赖于纸质或Excel

当然,文件记录在商业中很重要,但是文件也可能丢失或被销毁。此外,每个目的完成后,必须在一段时间内保留记录,这意味着大量的办公场所可能只是用来存放文件。

由于文件要经过多个人的手,每一次交换都会留下出错和放错地方的机会。

这些手动流程也依赖于团队成员来完成大部分工作——在基本采购流程的整个指挥链中,所有团队成员都忙于其核心工作职能。书面程序没有考虑到对员工的影响,他们必须四处走动,从一个或多个人那里获得批准签名。

一般来说,这样的工作量意味着团队成员会避免采取官方的采购路线。相反,他们得到口头批准购买。虽然这看起来是可行的,但它通常会让应付账款对批准和未批准的项目一无所知——这使得在正确的时间获得正确的发票支付变得更加困难。

手动采购流程需要时间

由于员工花费时间追踪签名——如果他们甚至按照写好的政策执行,以及创建采购请求和随后的采购订单所花费的时间,企业就浪费了大量时间。除了订单处理前的时间之外,后端也有时间。

应付账款部门只会支付他们知道已批准的发票。如果他们一到办公桌上就随意支付发票,一个组织可能会遇到一些重大的现金流问题。如果每一件东西都整理得很好,并在每一阶段都核对无误,应付账款部门就不必做太多工作了。但是,如果没有书面记录支持发票,他们必须花大量的时间追踪每一个购买、是否批准,然后花更多的时间来确保发票与采购订单匹配,和这两个文档匹配实际得到的是什么,所以他们只支付你的要求和你所得到的。

这些额外的时间会在人工成本方面花费金钱,并影响公司的发票处理成本。在一个采购量很大的组织中,一年下来,这会对企业的成本产生巨大的影响。

手动采购流程成本更高

除了额外的人工成本外,依赖人工采购流程还会让你的组织花费更多的钱。如果在研究完成后,AP职员不能验证发票的合法性,他们无论如何都必须支付给供应商。延迟付款通常伴随着费用和罚款,这将花费更多的钱。延迟付款会损害与供应商的关系,这可能意味着当你需要某样东西时,你会发现自己没有供应商。

不仅如此,还要考虑与纸张、打印机油墨和其他手工过程中需要的用品相关的额外成本。是的,你很可能在企业的其他地方得到这些资源,但印刷量太大意味着你会更快地使用这些资源,最终花在基本办公用品上的钱会比使用电子采购系统要多。

电子采购的协作优势

电子采购系统使处理从采购到付款流程的所有部分变得更加容易。它允许更多的授权,因为组织中的其他人可以处理一些采购活动。

下面我们以8Manage SRM电子采购系统为例,介绍组织成员如何在该平台上进行采购协作。

在8Manage SRM,采购团队可以自由地处理他们的工作职能的其他领域,他们可以自由地向供应链中的多个供应商发送更多的建议请求(RFP),并在进入合同谈判之前收集更多的信息。

采购人员可以花更多的时间来评估潜在的供应商,借助8Manage SRM建立一个可靠的选择流程、评估标准和奖励标准,最终选择为企业提供最佳价值的供应商,而不是因为他们提供的价格最低而选择他们。

8Manage SRM提供了一个成熟的合约管理框架,帮助管理复杂的采购合同。无论何时引进新的供应商,采购人员都可以把精力集中在合同授予和合同管理上,以确保供应商或承包商履行他们的合同义务。他们的深入研究也确保了供应商和公司之间没有利益冲突。

使用8Manage SRM让跟踪采购进展变得更简单、方便。员工可以通过电子邮件提交采购申请,只需点击几次,几秒钟内就能获得批准,而不用花上几天的时间去追逐批准签名。8Manage SRM的自动审批流程可以根据美元阈值和你设置的其他控制,将请求发送给一个或多个人员。一旦批准,请购单就会转换为采购订单,并可以通过EDI或电子文档交换自动发送给供应商。

在 8Manage 直通式采购环境下,供应商可自动接收已审批的电子采购订单。供应商标记订单接收和发货,然后发送发票。8Manage SRM采购自动化使用一种称为“三方匹配”的过程来匹配采购订单、收到的货物和发票,以确保一切都是正确的。任何不匹配的都被标记以进行手动检查。“三方匹配”加快了发票处理时间,因为应付账款知道订单已被批准,发票已为付款进行了清算。

一旦流程顺利运行,现金流处于可控状态,应付账款团队应该更容易及时支付发票。因此,你的组织可能能够获得提前付款折扣,从而为你节省资金。

企业还将在减少供应成本、减少采购到付款周期错误方面节省资金,并通过提高员工生产率和缩短生命周期时间而赚更多的钱。所以,企业最佳采购策略是,电子采购服务可以设置为与企业的业务流程内容相匹配,因此过程保持不变,但不再是手动的,而是通过采购自动化帮助企业实现降本提效。想了解企业采购管理的更多资讯,请关注8Manage:http://www.8manage.cn/

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作者: 云台    /    文章:25842篇

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