ERP软件的主要作用就是对企业信息的整合，而信息的载体和表达都要通过数据完成。对项目实施来讲，基础数据的准备工作难度最大。
首先，基础数据涉及面广，涵盖了企业中所有可见信息和不可见信息。物料基本信息，产品结构数据，会计科目，供应商客户信息，部门、工厂、仓库、车间信息等等属于可见信息，这些信息在手工作业中也会用到。不可见信息如单据类型、仓库性质、计划参数等，这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的，它们会影响到系统计算。 数据的正确性是最重要的，基础数据是许多程序正确运行的基础，为了帮助企业更有效地实施ERP，下面谈一下如何快速、低成本、低错误率地完成基础数据准备。
第一步：确定工作范围
首先根据ERP项目范围确定哪些数据需要准备，然后确定参与部门和人员配备，进而确定工作计划，切记不可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做，必须对此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计划中还要注意安排定期的会议，以方便工作人员之间沟通。
第二步：建立必要的编码原则
ERP软件对数据的管理是通过编码实现的，编码可以对数据进行唯一的标识，并且贯穿以后的查询和应用，建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则，也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法，所谓磨刀不误砍柴工，大家切不可急于求成，忽略了这些重要的工作。
第三步：BOM结构的确定(根据企业情况可选)
如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块，BOM就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系，这步工作的难点是半成品设定的问题。如果半成品设定层次少或层次不设定，今后的统计分析就不能细化;如果半成品设定多，就会大大增加数据量。如果遇到下列情况，那么半成品要设置编码管理：对半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务等。
第四步：收集第一手资料，将原来的离散数据从不同部门集中
在这些离散数据中，仅物料基本信息一项，字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中，应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转，让各部门将与自己相关的数据填入表格，完成后传递给下个部门，以此类推，直到完成此步工作。在工作中应注意传递的安排，传递路径需提前确定。为了保证工期，可以让不同部门同时开始，然后交叉传递，或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时，将每张发出的表格统一编号(唯一)，并在部门间交接时做好记录，这样不仅可以控制进度，还能避免数据丢失。
第五步：数据检查
数据整理好要进行检查，先从整体检查再到各模块检查。完整性检查：完整性即记录数量是否完整。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数，将其和历史数据比较;
正确性检查：正确性的范围很广，可以由企业自己根据需要制定检查原则，有些错误如会计科目是资产类型的。
唯一性检查：数据的唯一性应该从两个角度检查，常见错误有多个实物编成同一个编码，如果以后录入系统，成熟的ERP软件会提示编码已经存在，并拒绝接受。
在改正错误的同时，要做好资料版本的控制，这个工作在多部门参与的数据整理工作中尤为重要，资料数据的更新与及时同步。
在收集和整理这两个步骤中，各企业根据自身员工的技术和特长，通常会用一些工具软件辅助数据收集和整理工作，常用的有MS Excel、Access、FoxPro、SQL server等，如果依靠人工比对检查，所需的时间和工作量都是企业无法承受的。
ERP基础数据准备这项工作的重点不是在数据本身，严密的计划和合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手。
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