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用泛微OA系统打造企业集中采购平台,省成本、控风险

 2019-11-22 15:31  来源:互联网  我来投稿   云台的个人主页 撤稿纠错

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泛微OA系统整合企业业务资源,围绕采购业务,用流程串联数据,搭建了一个集“基础数据、计划管理、审批评估、询报价管理、合同管理、订单管理”于一体的电子化采购管理平台…

企业集团或跨国公司采购过程中,能够形成一定规模优势的大宗、批量或标准化程度较高的同类货物或服务,如:大批量主要零部件、生产原材料或战略资源的货物,便于商业特许经营、连锁经营、代工生产厂商、同类售后维护等。

这种情况下,分散的招采管理方式并不利于集团招采资源的整合和成本控制,招投标信息、评标信息、供应商信息、采购预算等招采资源被散落在集团的各个项目公司和业务条线上:

招标文件在编制上参差不齐,不够规范

投标人信息难集中,考察评估效率低下

预算、价格分散管理,成本难控易浪费

现在,泛微OA系统整合企业业务资源,围绕采购业务,用流程串联数据,搭建了一个集“基础数据、计划管理、审批评估、询报价管理、合同管理、订单管理”于一体的电子化采购管理平台。

(集中采购系统架构)

OA系统如何进行集中采购

1、集中基础数据,信息方便获取

无论是订单、供应商、客户还是合同资料,为了避免重复录入,集团可以统一从OA系统建立表单档案,随业务流程变化实时更新写入业务管理系统。在业务审批的过程中可以直接在表单中调取使用,查阅、填报更智能。

1)产品物料信息管理

泛微在OA系统内搭建了物料库,物资信息可以通过流程审批写入,可以自行在后台添加,也可以从其他业务系统中同步物料主数据。供应商若是对产品内容进行变更,需要发起变更申请单,通过流程给公司内部人员进行审核。

2)供应商准入和审核

泛微OA系统通过平台注册、邀请的形式,将供应商加入到公司的采购体系中来,可以直接与外部的供应商之间形成互动、实现内外协同。

(供应商注册)

供应商信息数据模板在签订合同后由供应商提交后由采购部和财务部审批通过,通过后在订单及付款审批中相关数据自动呈现。包括供应商名称、授权代表姓名、联系电话、所在地址、开户行、开户行账号等信息。

2、集中制定计划,采购一键发起

智能化的申请表单和业务软件数据互通,提前录入到业务软件的物料信息,如种类、名称、规格等都能在表单中智能调取,无需手动填报。

(采购申请表)

采购需求系统按分公司提交的采购需求汇总,自动生成订单,也可以进行手工调整拆分订单。分公司提交需求时应在填报时进行备注说明,在生成订单时将完成需求审批时的供应商名称、型号、单价、数量、总价、发货地址,并按订单编号规则自动形成编号。

3、构建采购计划库,进度一目了然

庞大的业务规模,每年都会产生大量项目采购需求,效率的兼顾是推动企业项目开展的重要基础。

为了将采购进度更集中的呈现,OA系统通过表单、门户、关联流程等功能将所有经审核确认的采购计划,将所有招采信息汇总形成信息库,按时间段、上报部门实时汇总成库。

通过流程的流转情况,招采进度、报名情况、供应商疑问、询价进度、采购进度、采购单价等信息清晰呈现,随时按需调配,方便上层调阅了解情况。

(采购计划库)

4、集中快速询价,确认订单

为了提高采购效率,采购计划库为公司提供了便捷的处理仓,各分子公司的采购计划按执行状态分类归集。OA系统通过搭建产品单价数据模板,根据签订的产品供货入围设置合同,将供应商,货物名称、型号及对应单价自动填入。

(产品单价数据模板)

采购员选择需询价的物料后,可进行批量询价,随后选择供应商联系人,按照系统中设定的邮件模版群发给对应的供应商联系人。采购员邮件收到供应商的报价后,整理成报价模版。

通过导入报价信息,同时展现多家供应商的报价,审批后确定最终供应商,相关人员可以在某个时间段批量处理待询价、待下单的条目,提高办理效率。

(采购报价)

所有供应商报价结果经表单统一汇总,一经确认,采购计划会自动转换成待签订的合同订单,智能流转,简化中间流程。

5、集中批量发起、签署合同,台账信息明

订单数量一多,合同信息难免复杂,哪个订单付款多少、什么时候到期、付过了没有等信息,都要一一理清。

首先,泛微OA系统通过与契约锁集成,实现企业与外部供应商之间采购合同、采购订单的快速签署,特别是批量签署功能,大大提高了签署效率。

(合同批量签署)

系统通过搭建规范的合同条款数据模板,给集采环节的合同履行提供参考支持,包含了产品的交货期、验收合格率数据、付款方式(批次、比例)等数据和信息。并且能够根据供应商合同条款库带出每个合同的付款信息。

(合同条款带出付款信息)

OA系统通过订单台帐,将所有订单按时间汇总,详细信息一目了然,防止重复付款、过期未付现象,提高供应商满意度。

6、集中到货验收,款项智能化结清

到货验收根据订单编号由供应商按不同批次发起。“发货确认单”和“到货验收反馈表”中到货验收确认总数等于订单总数时,分公司填写交货期和产品合格率,交货期和产品合格率符合要求时,系统可完成扣款。

(到货验收)

OA系统集中采购功能价值

降低管理成本: 信息、执行、审批等管理环节全程电子化,统一集团工作的同时可简化招采流程,大大提高执行效率。

规范业务体质: 用OA系统电子化的环境提高采购透明度,投标、比较更规范,不仅规范了业务还能提高采购质量。集团招采效率提升、招采过程透明,加速决策科学化。

作者: 云台    /    文章:4086篇

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