为什么不能用微信、Excel管理复杂的建设项目？

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无论建设项目的规模、预算或时间框架如何,有一件事是肯定的:一切都从现场开始。

现场团队需要持续分享3-6周计划的进展,报告最新的检查情况,指出是否所有与检查关联的任务都得到了恰当的处理。做到这一点,就需要获取最新的、理想情况下实时的计划版本。

为掌握短期计划,许多建筑界人士使用微信来跟进。原因是计划是实时的,而在微信内你可以随时添加照片和视频,并在群组中与多个用户分享,你甚至可以给人贴上标签。与死气沉沉的Excel表格相比,这已经向前迈进了一步。

但这种管理方法存在一个大问题,像微信、QQ这些工具不是为管理项目而设计的 。因此,如果你试图依靠它们将你的3-6周计划与主进度计划联系起来,你将会面临许多挑战。

首先,你通过微信或QQ分享的数据都是静态的,缺乏需要项目团队提前计划和监控任务进度的环境。如果使用微信或QQ来报告和监控流程,你最终需要专人负责每周从平台上提取信息,让所有人都能获取最新的动态。

因此,这种方式很快就会再次变成人工密集型方法,你最终会服务于被无数关键信息包围的过时项目群,这些信息没有来龙去脉,与各自的任务没有任何联系。这会导致更多的中断和延误,将会对你的项目预算产生严重影响。

值得一提的是,44%的施工延误是施工项目开发过程中的中断造成的。从这个意义上说,减少执行过程中的阻碍需要成为项目团队的主要焦点,进而控制预算。

如果深究,我们会发现这44%背后的四个主要因素可以归结为以下几个方面:

● 44%——由于错误造成的延误

●18%——由于回复RFI太晚造成的延误

●20%——规格变更

●18%——恶劣天气及其他因素

从这个意义上说,将项目群与现场实时完成的活动联系起来,是建设项目获取更好进度可见性的关键,在这样的可见性中,每个行动都能与正在进行的任务无缝联系。然而,报告和监控施工进度并不是一件容易的事。许多公司仍然依靠纸笔或无休止的电子邮件对话来交流项目重要的最新资讯,标记需要立即采取行动的关键问题。这可能导致重大的故障停机时间和昂贵的项目中断。

最重要的是,许多利害关系人可能不会一次性分享所有必要的信息,因为他们担心要负责最初计划的阻碍问题。这无疑使得试图确保项目在预算内按时交付的项目主管和领班的处境更加困难。如果选择依赖Excel或者微信、QQ等工具,项目经理和项目主管最终会犯重大错误,因为他们会在没有准确了解短期计划和总体计划的情况下仓促做出决定。

换句话说,项目主管需要一种工具,该工具能让他们充分了解项目,并对每次与他们合作的人保持不同程度的透明度。这是Excel或者微信、QQ等工具不能做到的。你的项目群应反映现实。大多数情况下,错误和延误最终会将你的项目置于极端压力之下。报告进度的方式似乎是主要的痛点领域之一,因为现场所发生的事和项目群所反映的事之间联系很差。

这种不匹配会导致许多问题,将严重损害你的项目:

1.延误管理不善——如果项目团队没有意识到现场最严重的问题,就不可能及时行动并控制损失。这就是为什么快速标记问题会是项目的力挽狂澜者。因为在一天结束时,如果你克服了延误问题,你的预算就是安全的。

2. 关键信息没有及时共享——问题总在现场出现。最重要的是,报告和处理的速度有多快,确保不同项目代理之间透明有效的沟通能为项目节省时间和资源。

3. 分包商到达现场徒劳无获——这是前一点的自然延续。为了让项目按预期发展,所有的团队都需要达成共识。即便是最轻微的误解,你的3-6周计划也会大大滞后。

4. 材料丢失或放错地方——论及材料,对计划的清晰概述最为重要。如果对接下来发生的事以及当前的项目需求缺乏良好的理解,就可能导致材料受损、丢失或放错地方。此外,这抹杀了建立标准化材料订购流程的可能性,该流程有助于减少建筑成本和浪费。

5. 没完没了的会议和电话——“按照计划我们做得怎么样了?”这个问题会在每天的现场会议中引发没完没了的讨论。用清晰简单的方式装备团队并报告进度,使用正确的数字工具,所有的团队成员都能实时看到他们在项目计划进度上的位置。

一个典型的亿元项目平均每年经历600次中断,考虑到所有这些因素,这一点都不奇怪。更为糟糕的是,这些中断可能需要长达7天才能解决,而25%的中断从未收到过回复。

综上,如果你想让项目保持进展,你的项目群就需要反映现实。但要清楚的是,所有建设项目都需要团队的努力和清晰的沟通,这样才能成功。

能够实时和随时掌握项目真实情况并及时知道偏差的项目管理工具,如8MSaaS PM项目管理工具,正符合你的需要。

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2.项目计划与执行密不可分

在8MSaaS PM中,计划和执行实时同步更新的,数据真实可靠,不可更改。一个项目有且只有一个当前计划,团队成员可以实时共享最新的项目进展情况。

——确保每个团队成员都即时更新项目中已更改的日期及其可交付成果的依赖

——确保每个团队成员都能按要求将可交付成果提交给上级评审

——确保每个团队成员都及时评审需要其评审的可交付成果

3.范围与沟通一起管理

8MSaaS 支持采用迭代式的方法来沟通需求,促使项目团队尽早开始沟通及理解需求,继而制定需求交付计划。为防止沟通裂痕,8MSaaS能做好沟通聊天和承诺记录,保持信息的流通;同时透过实时的记录,做到有迹可查,减轻人脑记忆的依赖。系统还有文档收集功能,更易于项目的文档集中管理,避免文件散落,保护资料完整性。

4.资源需求和依赖清晰明确

8MSaaS令资源与可交付成果的依赖尽可能明确,自动跟踪间接依赖,自动监测不恰当的依赖并在需要时警告相关人员(如:一个逾期完成的可交付成果会导致其他可交付成果也逾期),让所有资源需求与依赖关系一目了然。

5.实时了解项目及项目成员绩效

8MSaaS PM的所有数据都存储在数据库中,监控和分析变得更加简单,你可以实时追踪项目进展状态。当系统里的项目计划和执行可清晰拆分时,你能第一时间发现偏差。当系统实时追踪责任和职责,你就能同时准确洞悉项目成员的绩效问题。

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