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多项目管理的最佳工具——PMO

 2021-03-15 11:15  来源:互联网  我来投稿 撤稿纠错

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项目管理办公室(PMO)是负责在企业内建立和维护项目管理标准的一个内部小组或部门。其目标是提高公司的整体生产率,产生高质量的项目成果,最大化投资回报率。

PMO团队的职能针对企业的重点、文化、背景和企业影响,但总体而言,他们的角色和职责包括:

▪ 确定可引导项目团队朝正确方向发展的项目管理最佳实践,尤其是在项目、任务或流程没有达到预期时

▪ 分析企业需求,识别最合适的项目管理策略

▪ 标准化流程,使团队在整个项目生命周期(从启动到项目计划,从执行到结束)中拥有经过时间检验和验证的行动计划

▪ 审查过去类似的项目,想出改善工作绩效的方法

▪ 促进技术、资源和项目管理工具在公司范围内的共享,方便团队按时、按预算、在商定的质量参数范围内完成项目

▪ 引入可重复、可扩展的流程以实现一致性和效率从头开始创建一个内部PMO听起来很简单。但这并不意味着很容易,尤其是因为设立这样一个机构需要改变公司内部既定的程序和惯例。不过,一旦你成功创建PMO,鉴于它的好处,这种麻烦是值得的。

1、保持质量一致性

PMO的主要作用是标准化项目流程(包括术语)。也就是说,PMO还承担了QA类型的角色,从而确保团队始终如一地交付高质量的项目。当然,这并不意味着接管项目经理的职责,而是与他们合作讨论问题和解决方案,最终产生客户和客户真正想要的可交付成果。

2、简化流程

PMO最重要的目的之一或许是通过消除不必要或繁琐的步骤来简化复杂的工作流程。使用简单、标准化的程序可以最大程度地减少错误和延误。这样可以缩短产品投入市场的总体时间,这是个优势,尤其是您在瞬息万变的环境中工作时。

3、加大对项目的控制

无论是针对小企业、市场营销还是建筑业的项目管理,在开展项目工作时,您都需要考虑很多事情:范围、资源分配、进度、预算、风险、不断变化的客户期望、供应商关系、项目跟踪等等。怪不得项目经理常常觉得自己被拉向几个不同的方向。有了PMO标准,你就可以依靠来自团队和流程的洞察力、知识和技术,使项目维持在正轨。

4、集中项目数据

PMO跨部门和项目收集数据。他们从成功的项目中汲取最佳实践,并从失败的项目中汲取教训。然后,他们将这些数据和见解提供给项目经理,帮助他们完成决策。

如何做好多项目管理?

在当今管理多个项目中,技术为王。灵活、易于使用和协作的8ManagePMO多项目管理系统(http://www.8manage.cn/pm/pmo.html)是你及团队完成工作的最佳工具。

1、在同一位置管理团队的所有项目8Manage PMO让项目群管理者在一个页面监管所有项目的想法成为现实。系统内所有信息都是精准实时的,帮助项目和项目群尽量地减少误解,提高团队合作效率。

2、优先安排影响最大的工作8Manage 提供投资关注功能,可视化的泡泡图让管理者全局地查看新项目请求和现有项目的情况,做出准确合适的评估,权衡与优先级。而且系统足够灵活,可以在需要时进行优先级的调整。通过与团队共享真实的中心信息,你可以管理多个项目,而不必担心转移优先级。每个人的工作都是可见的,所以你可以快速了解团队的最大限度和当前任务。

3、清晰管理和传达期望当你管理发生工作的沟通时,可以利用工作背后的全部内容来授权团队和跨部门的利益相关者。8Manage PMO通过实时更新,让每个人都可以访问工作进度。无需跨电子表格,文档和其他工具来数据和更新,你只需单击一下按钮即可轻松收集信息,还可与利益相关者共享。

4、分派工作并保持可见度在8Manage PMO,通过与团队共享一个单一的事实来源,你可以跟踪每个人正在做的所有工作。当团队的所有工作都集中在一个共享项目中时,你可以一目了然地了解每个人的工作任务,这些任务的进度以及截止时间。

这样,你可以在必要时检入任务,而无需对其进行微观管理。如果发现有超额预定的员工和项目时间上的冲突,你可以推迟,删除或重新委派任务,以使项目步入正轨。8Manage PMO考虑了项目组合经理可能会遇到的所有风险,并确保你能够完成多个项目并行的所有必要工作,而无需经历繁琐的管理工作。更多详情,请搜索8Manage进行了解。

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