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如何控制项目进度和成本?

 2021-04-01 10:16  来源:互联网  我来投稿 撤稿纠错

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项目进度和成本的跟踪与管理是项目成功的关键。如果不这样做,你就不知道你处于什么位置,更不知道什么时候能达成目标。

错误的方法最终会导致失去控制

一些项目经理判断进度的方法只是简单地询问项目团队成员“进展如何?”,得到的往往是“OK”或“完成40%”之类的回答。但是,项目经理和项目团队成员对“OK”或“40%完成”的理解完全一样吗?团队成员的回答是主观的,不太可能说明可交付成果是否会按时完成。换句话说,这是一条非常没有意义的信息。

一些技术能力很强的项目经理可以审查正在进行的可交付成果。但是这类项目经理只能管理小型项目。当他们管理大型项目时,他们的工作量会太大,因而无法准确判断正在开发的可交付成果是否真的在正轨上。

正确的方法将确保适当的控制水平

关键是项目经理使用四眼原则(4-eyes principle),将可用资源用作可交付成果的检查器。在迭代(Sprint)会议中,是否通过明确的任务(例如,检查人员在可交付成果完成后需要使用可交付成果)或隐含的评审来完成输入与核对控制,这个没有前者重要。

项目成本控制的有用要素

项目达到里程碑并不能保证项目不会超支。如果你仍在使用电子表格或白板,那么是时候切换到项目管理软件,以提高工作效率,降低风险并在项目的整个生命周期中衡量成本和进度。

比如8Manage PM现代项目管理软件(http://www.8manage.cn/pm/pm.html),它能以集成实时的方式获取时间和可交付成果的进度和成本。

1、实时计算

有些企业习惯使用他们企业的财务会计软件来控制项目成本,最终导致几个月后才发现他们的项目成本超出预算。需要指出的是,财务会计软件使用复式记账法,需要人工来确定涉及哪些账目图表,以及如何对它们进行贷记和借记。而8Manage PM采用单分录的方式,可以实时计算项目财务(根据证明资金、商品等收发的文件,比如收据、账单、凭证、发票)。

系统在整个项目的计划和执行过程中贯彻四眼原则,保持数据的完整和真实,防止人为作伪,确保任务和承诺的清晰。

2、进度跟踪

8Manage PM提供项目进程表格、计划执行图,自动预警项目进度逾期和成本超支等情况,让企业尽可能早地发现和解决问题。你可以通过项目管控合同的执行、交付、成本以及收入,一个页面即可清晰了解合同的成本与收入情况,随时掌握项目成本的去向。

3、与业务互联

8Manage PM以业务交付为核心,实现多个业务部门的端到端全业务流程管理。系统提供业务项目、合同、项目和订单执行的多层级的、可逐层钻取追踪前因后果的实时信息视图,助力企业获取动态的盈亏分析数据。

同时,系统从运营损益角度为企业自动实时跟踪每个业务交付项目的收入、成本及实时损益,避免人力因素的不可控,为企业管理者的运营管理提供决策支持。

4、项目绩效评估

衡量项目的绩效将决定你是否按时完成预算。8Manage PM提供工时表计算人力成本,把项目计划与执行连接在一起,实时追踪责任与职责,快速洞悉项目成员的绩效问题,能够有效杜绝借口,提高项目人员绩效。

控制项目成本和进度涉及到很多详细的跟踪,利用实时交易型的的现代项目管理软件来推动项目成功至关重要。

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