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AOFAX电子传真服务器系统,免费尽职的文件管理员

 2021-04-15 18:03  来源:A5企业专栏  我来投稿   金恒科技的个人主页 撤稿纠错

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作为集团公司的文件管理人员,林某每天需要处理大量已接受和已发送的传真,而很多传真需要存档备份以应急用,日积月累,大量堆积如山的传真管理起来就非常麻烦,特别是热敏纸传真,存档一两个月内容就模糊不清了,需要在敲到电脑里打印出来。而且一旦领导突然要其中的某一份传真件,林某要从海量的传真里马上找出来,无疑大海捞针,真是吃尽苦头还时常挨领导的骂。那么,有没有什么好的办法帮助林小姐解决传真文件管理的问题呢?

AOFAX电子传真机全球第一款电子传真系统,主要是结合电脑来实现传真办公的无纸化,给用户节省纸张、耗材费用的同时,AOFAX电子传真系统强大的传真管理功能,也给类似林小姐这样的办公室人员以及对传真存档管理有要求的其他公司员工解决了难题。

首先,AOFAX电子传真系统结合金恒科技的传真软件,把用户已收已发的传真全部自动按时间顺序存档备份,不管什么时间,用户如果需要查找其中的任何一份传真,那么就可以利用AOFAX电子传真系统日志查找功能,根据姓名、传真标题、已收、已发、收发日期、传真号码等关键词随时查找出来,方便快捷。原来可能要很长时间有才能完成的工作,用AOFAX电子传真系统不到一分钟就搞定了。

其次,AOFAX电子传真机还有独特的权限管理功能。简单的说,就是通过虚拟传真分机号码设置,可以将用户所收到的传真自动分发到每个人的电脑上,并通过高管级、管理级、普通级三个级别的权限设置,使得最高领导层如果需要的话,就可以查看公司所有员工的已收传真;部门领导可以收看本部门的传真;普通员工只能收看自己的传真。这样既满足了传真接收的及时性,又保证公司重要机密传真不泄密,安全可靠。同时,AOFAX电子传真机通过设置人工分发值班员和内部转发传真功能,可以把发送方不知道传真分机号的公共传真转发到相应的用户电脑上,不至于漏接传真。这样就实现了员工不需要离开自己的座位,而传真却可以根据需要在公司内部快速灵活的流动。而AOFAX电子传真系统的按线路转发功能更是能保证某一线路所收到的传真自动分发给特定的用户,(比如公司老总)保证传真接收的定向性和独享性。

再次,AOFAX电子传真系统的电话簿设置也独具匠心。比如,用户可以在电话簿里添加用户的名称、电话、地址、邮编、邮箱等联系信息,同时可以针对传真号码进行查看、增加、修改、删除、清空、导入、导出等操作。另外,AOFAX电子传真系统对发送成功的传真号码,用户可以选择加入或不加入到电话簿中(系统自动去重)。AOFAX电子传真机还可以根据用户类别来设置群组电话号码,比如按客户所属的地区、行业、长途还是市话等来分类,既方便了传真号码管理又可以进行群发传真。

最后,AOFAX电子传真系统的图章管理及授权功能既满足了用户传真签字盖章的需求,又保证了图章流动的安全性,适用可靠。

总之,AOFAX电子传真系统就像一个不需任何费用,又非常尽忠职守的传真文件管理员一样,在满足用户基本的传真收发需求的同时,又帮助用户解决了普通传真机所不能解决的传真备份、查找等功能,真是一举两得。更多关于AOFAX电子传真系统的信息,请参考中国傲发网(www.AOFAX88.com)。

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作者: 金恒科技    /    文章:577篇

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